當你建立了一個群組後，下一步就是邀請成員加入。如果只有三五個人，可以逐一搜尋名字加入；但如果是一個 50 人的專案團隊、一個 200 人的活動群組，逐一邀請既耗時又容易遺漏。Lark 的分享群組功能讓你可以透過連結或 QR Code 快速邀請大量成員。
分享群組解決什麼痛點
- 逐一邀請效率低：人數較多的群組如果一個一個搜尋和邀請，花時間又容易漏掉人。
- 外部人員不易加入：客戶或合作夥伴不在你的通訊錄中，難以直接邀請。
- 活動通知需要快速分發：活動群組需要讓與會者自行加入，手動邀請不切實際。
- 新人自主加入：公開群或興趣群組需要讓有興趣的人自己加入，而不是等人邀請。
如何分享群組
桌面端操作
- 進入你要分享的群組對話。
- 點選右上角的群組資訊圖示（或群組名稱）。
- 在群組資訊頁面中，找到分享群組或邀請成員選項。
- 選擇分享方式：
- 複製連結：複製群組邀請連結，可以貼到對話、郵件或公告中。
- QR Code：產生 QR Code，適合在會議、簡報或實體活動中展示。
- 可以設定連結的有效期限和是否需要審核。
- 將連結或 QR Code 發送給你要邀請的人。
[截圖待補：Lark 桌面端群組資訊頁面中的分享群組功能，展示複製連結和 QR Code 的選項畫面（繁中）]
行動端操作
- 進入群組對話。
- 點選右上角的群組資訊圖示。
- 找到邀請或分享群組選項。
- 選擇複製連結或顯示 QR Code。
[截圖待補：Lark 行動端群組分享畫面，展示 QR Code 和複製連結選項（繁中）]
QR Code 的實體應用
QR Code 特別適合實體場景：
- 投影在會議或培訓的簡報中，讓現場人員掃描加入。
- 列印出來張貼在活動現場或公布欄。
- 在視訊會議中分享螢幕畫面。
分享連結的安全設定
在分享群組連結時，建議考量以下安全選項：
- 有效期限：設定一個合理的期限，避免過期的連結被誤用。
- 審核機制：開啟加入審核，確保只有你要邀請的人能加入。
- 連結重置：如果懷疑連結被不當分享，可以重置連結，舊連結即失效。
- 查看加入記錄：在群組設定中可以看到透過連結加入的成員記錄。
台灣企業建議使用情境
- 專案啟動大會：PM 在專案啟動會議的簡報中放上專案群組的 QR Code，與會者掃描後立即加入，會議還沒結束大家已經在同一個群組中了。
- 公司活動報名：人資部門將尾牙活動群組的連結放在全公司公告中，員工點選即可加入，方便後續發布活動細節和集合資訊。
- 外部合作啟動：業務人員將包含客戶和內部團隊的群組連結透過郵件發送給客戶窗口，客戶點選即可加入，無需等待手動邀請。
- 新人歡迎流程：人資在歡迎郵件中附上新人專屬群組的連結，新人報到前就可以加入並認識團隊。
代理商建議
艾瑞特資訊在協助台灣企業導入 Lark 時，分享群組是提升團隊組建效率的關鍵功能。我們的建議：
- 善用 QR Code 在實體活動中：台灣企業常有實體會議和培訓，將 QR Code 放在簡報首頁或最後一頁，讓與會者快速加入。
- 設定合適的連結期限：對於臨時活動（如尾牙、研討會），建議設定活動結束後 1-2 天即失效；對於長期專案群組，可以使用較長的期限。
- 搭配群組類型使用：公開群搭配永久連結，讓有興趣的人持續加入；私密群組搭配短期連結，確保安全性。
- 結合批量添加成員功能：如果所有成員都在你的通訊錄中，可以考慮使用批量添加而非分享連結，更快速且不需對方操作。
導入培訓中我們提供繁中版操作教學，協助台灣團隊靈活運用群組分享功能。
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常見問題
分享群組連結有有效期限嗎？
群組分享連結可以設定有效期限，也可以設定為永久有效。在群組設定中，你可以選擇「永久有效」、「24 小時」、「7 天」或自訂期限。基於安全考量，建議對臨時性的群組分享設定較短的有效期限。
透過連結加入的人需要經過審核嗎？
取決於群組設定。群主可以選擇開啟或關閉「加入需審核」選項。如果開啟審核，任何人透過連結申請加入時，群主或管理員需要手動核准。這有助於確保只有正確的人員能加入群組。
分享給外部人員的連結和內部連結一樣嗎？
如果群組允許外部人員加入，分享給外部的連結與內部連結是同一組。但外部人員加入後可能會有功能限制（如無法存取公司內部的雲端文件）。建議在分享給外部人員前，先確認群組的外部協作設定。