想像這個情境:你上午在開會,下午回來打開專案群組,發現已經多了 300 條訊息。你不可能一條一條讀完,但又怕漏掉關鍵討論。Lark 的相關討論功能就是為了解決這個問題——系統自動分析對話內容,幫你整理出幾個熱門話題,讓你快速了解大家都在討論什麼。
相關討論解決什麼痛點
- 訊息數量過載:大型群組每天可能累積上百條訊息,相關討論幫你歸納重點話題,節省爬文時間。
- 錯過關鍵決策:當你暫時離開對話時,重要討論可能被淹沒在閒聊中。相關討論自動浮現高互動的話題。
- 新成員快速進入狀況:新加入專案的成員可以透過相關討論快速了解最近團隊在關注哪些議題。
- 時間有限的決策者:主管或客戶不需要追蹤每一條訊息,相關討論讓他們用最短時間掌握討論重點。
如何使用相關討論功能
桌面端操作
- 進入你要查看的群組對話。
- 在對話視窗的右上角,點選相關討論圖示(通常是一個對話泡泡圖示)。
- 右側會展開一個面板,顯示系統自動整理的話題列表。
- 每個話題會顯示簡短的摘要、參與人數和最新回覆時間。
- 點選任一話題,即可跳到該話題在對話中的起始位置。
[截圖待補:Lark 桌面端相關討論面板展開畫面,顯示多個自動整理的話題及其摘要、參與人數(繁中)]
行動端操作
- 進入群組對話。
- 點選右上角的 ⋯ 圖示或群組資訊圖示。
- 在選單中找到相關討論選項。
- 點選後檢視系統整理的話題列表。
[截圖待補:Lark 行動端相關討論功能畫面(繁中)]
相關討論與話題回覆的關係
相關討論和話題回覆功能是互相搭配的:
- 話題回覆是團隊主動使用的功能,針對特定訊息建立獨立討論串。
- 相關討論是系統被動分析的功能,無論團隊有沒有用話題回覆,系統都會嘗試整理對話中的主題。
兩者搭配使用時效果最佳:團隊用話題回覆維持對話秩序,相關討論則作為追蹤和回顧的工具。
相關討論的正確使用心態
- 輔助工具而非決策工具:相關討論是 AI 自動整理,可能會有歸納不全或分類不準的情況。重要決策仍應回到完整對話中確認。
- 話題回覆能提升準確度:當團隊積極使用話題回覆功能時,相關討論的歸納效果會更精準——因為系統可以依據明確的討論串結構進行整理。
- 定期回顧的習慣:養成每天或每週回顧重要群組相關討論的習慣,確保不遺漏任何關鍵討論。
台灣企業建議使用情境
- 主管快速掌握進度:部門主管每天早上進入部門群組,先點選相關討論快速瀏覽昨日的重要話題,再決定需要深入了解哪些項目。
- 專案經理跨群組追蹤:PM 同時管理三個專案群組,利用相關討論功能快速掃描各群組的最新討論動態,有效分配關注時間。
- 客戶服務回顧:客服團隊主管透過相關討論功能快速瀏覽客戶群組中的熱門議題,判斷是否有需要升級處理的客訴或系統問題。
代理商建議
艾瑞特資訊在協助台灣企業導入 Lark 時,相關討論功能是我們推薦給管理層和 PM 的核心功能之一。我們的建議:
- 建立「先看相關討論再看訊息」的習慣:對於訊息量大的群組,先從相關討論了解今天有哪些主要話題,再決定要深入閱讀哪些部分的對話。
- 搭配話題回覆使用效果加倍:在團隊培訓中同步推廣話題回覆和相關討論,讓團隊養成結構化討論的習慣,相關討論的整理效果也會更好。
- 別讓相關討論取代實際參與:相關討論是輔助工具,目的是讓你快速掌握討論動態,不是讓你完全不必參與對話。重要決策仍需要你的即時回饋。
導入培訓中我們會提供繁中版的操作教學,並協助管理層和 PM 建立高效的多群組追蹤流程。
相關文章: 想讓相關討論更精準?先學習話題回覆功能。群組訊息太多需要管理?參考群組公告和訊息已讀狀態。新手從即時訊息總覽開始。
需要在地顧問協助管理層溝通效率提升嗎?歡迎聯絡 Lark 台灣代理商。
常見問題
相關討論是怎麼產生的?需要手動設定嗎?
相關討論是 Lark 系統根據對話中的訊息內容、回覆關係和互動頻率自動整理出來的,不需要手動設定。系統會分析對話中的關鍵主題,並將相關的訊息和回覆歸納在一起,形成一個獨立的話題總覽。
相關討論功能會消耗很多系統資源嗎?
相關討論功能是透過 Lark 雲端運算處理的,對你的本機裝置不會有明顯的效能影響。該功能主要在後端分析對話內容和結構,你在使用時只需點選介面查看,幾乎沒有額外的資源消耗。
我可以關閉相關討論功能嗎?
相關討論是 Lark 的內建功能,不需要手動關閉。它不會主動干擾你的訊息列表,只有在你主動點選「相關討論」按鈕查看時才會展開。如果你對某個群組的相關討論整理不感興趣,忽略不點即可。