客戶名單存在業務自己的 Excel 裡，主管想看進度要用問的；答應客戶「下週再聯絡」，一忙就忘；月底報數字，有人加班把三份檔案拼成一份。這類日常混亂多半怪不到人頭上，問題出在工具天生不適合多人共用。
以下用一張「客戶跟進表」當例子，把 Lark Base 這個線上資料庫的核心功能從零走一遍：建表與欄位型別、看板與甘特檢視、表單收資料、自動化提醒、分享與權限。第一次動手，建表加檢視大約十分鐘可以完成；表單、自動化與權限各再花十來分鐘，隔天再補也不遲。全程不需要寫程式，會用試算表就能照著做。
Base 是什麼，跟 Excel 差在哪
多維表格（Base）是 Lark 內建的線上資料庫：外形長得像表格，本質是多人即時協作的結構化資料庫，官方把它定位為「表格形態的線上資料庫」，具備易協作、個性化、自動化與安全性四大特點，適合用一張表搭起輕量的業務管理系統。
跟 Excel 的差別，一段講完。Excel 是自由的計算紙：任何儲存格都能填任何內容，於是同一欄裡「已成交」「成交了」「V」並存，檔案副本越傳越多，權限給了就是整份給。線上資料庫靠結構把這些亂源擋在門外：每個欄位有型別、資料只有一份但能用多種角度看、權限能切到單筆記錄與單一欄位（屬進階權限，方案界線見第五步）、例行規則能交給自動化執行。自由適合個人算帳，結構才撐得起多人共用。順帶一提，試算表出錯有多普遍是有學術根據的：夏威夷大學 Panko 教授彙整多年實地稽核的學術研究（2008 年修訂版）顯示，受稽核的試算表中高達 94% 被查出錯誤。想把概念與選型邏輯讀齊，見 No-Code 平台完整指南；急著動手的，直接往下。
第一步：建表與定欄位，先把骨架立對
客戶跟進表的第一步是為每個欄位選對型別：型別定得對，資料從輸入的那一刻起就是乾淨的。新開一個多維表格，預設檢視就是表格檢視，先別急著倒資料，花幾分鐘想欄位。Base 的欄位分三大類：常規欄位（文字、單選、多選、人員、日期、附件、數字等）、業務欄位（電話號碼、Email、貨幣、進度等）、高級欄位（單向與雙向關聯、建立時間等，多為系統自動生成）。一張夠用的客戶跟進表，欄位可以這樣配：
| 欄位 | 型別 | 為什麼 |
|---|---|---|
| 客戶名稱 | 文字 | 放首欄當索引列，一筆客戶一列 |
| 負責業務 | 人員 | 從組織成員直接挑人，之後的自動化提醒靠它 |
| 跟進階段 | 單選 | 名單、洽談中、已報價、成交、暫停，選項固定 |
| 下次跟進日 | 日期 | 提醒的依據，養成填寫習慣 |
| 預計金額 | 貨幣 | 之後做統計的基礎 |
| 聯絡電話 | 電話號碼 | 格式統一 |
| 需求備註 | 文字 | 自由描述 |
| 報價檔案 | 附件 | 報價單與合約掃描集中放 |
新增欄位的操作很直覺：在表格檢視點最後一個欄位右側的「＋」，選型別、命名即可。有一條規則先記住：首欄是索引列，不能被刪除、移動或隱藏，而且預設處於凍結狀態，所以把最能代表「這筆是誰」的資訊（客戶名稱）放在首欄。
手上已經有 Excel 名單？不必重打，可以直接匯入：依官方規格，支援 .xlsx、.csv 與 .base 格式，單次上限 100 欄、20,000 列（筆記錄）、20 MB，另受方案權益限制，匯入後系統會自動識別欄位型別。搬家的完整步驟與該注意的坑，另見從 Excel 到自動化的遷移時間軸。
第二步：切出看板與甘特，同一份資料多種看法
檢視是同一份資料的不同展示方式：資料只有一份，在任何一個檢視修改內容，其他檢視都會即時更新。到這裡，「十分鐘做出第一張管理表」的主體其實已完成大半，表格檢視本身就能開工；多切兩個檢視，這張表會更好用。操作是點資料表左上方「＋新建檢視」選類型；篩選、分組、排序這些配置只在單一檢視生效，各檢視互不干擾。
看板檢視把每筆記錄變成卡片、依分組排成欄。分組依據選「跟進階段」，畫面立刻是一條業務漏斗：名單、洽談中、已報價、成交各成一欄，每個客戶卡在哪一階，攤開就清楚。可作分組依據的欄位有單選、多選、人員、複選框等。
甘特檢視把有起訖時間的記錄排上時間軸，適合排導入案、活動檔期這類有明確時程的工作。先在表裡加「開始日期」與「結束日期」兩個日期欄位，再於甘特圖配置選定起訖時間（可選日期欄位、建立時間或顯示為日期的公式欄位）；選日期欄位當起訖時，可直接拖曳長條調整時間，還能建立里程碑、切換週／月／季／年維度。
甘特有一好一壞要先說。好消息：甘特檢視在免費方案就包含，這點我們實測確認過，不必為了看時間軸升級付費。限制：甘特檢視本身不支援設定任務之間的依賴（前置、後置）關係，官方文件明載。想要「前置任務完成、後續自動順延」的效果，可以用自動化組合出來：「修改記錄時」偵測前置任務完成，用「查找記錄」找出後續任務，再用「修改記錄」寫入新的開始日期；三步都是官方載明的自動化能力，我們實測可行。
第三步：用表單收資料，入口交給系統把關
表單檢視能把資料表轉成一張問卷：填寫的人不必打開表格，送出的資料直接帶著正確型別落回資料表。用在客戶跟進表上，最常見的是名單入口：行銷活動的報名、新客資料登記、業務外出拜訪後的回報，都不必再「傳訊息請同事幫忙登記」。做法是新建一個表單檢視；官方建議先在表格檢視把問題與欄位型別寫好，再切到表單調整。
表單有兩種填寫方式：協作者可在表單檢視切到「填寫表單」介面填寫，前提是對資料表有可閱讀權限、且看得到該檢視；跨部門或外部的人，改用表單的分享連結填寫，不需要擁有資料表權限，可分享範圍由問卷管理者設定。對外收單用後者，對方看到的是表單題目，而非整張資料表。另外，記錄詳情頁也能產生填寫連結或 QR Code，讓同事不開表直接新增一筆記錄，需要 Lark V7.7 以上版本並具備新增記錄權限。
第四步：設一條自動化提醒，讓系統當鬧鐘
自動化流程是為多維表格設定的自動運行規則：設好「觸發條件」與「執行操作」，例行提醒從此由系統值班（自動化流程說明）。客戶跟進最常見的失誤，就是說好下週聯絡、結果下週忘了；把這件事交給系統：
- 點右上角「自動化 > 建立自動化流程」。
- 觸發條件選「到達記錄中的時間時」，對準「下次跟進日」欄位。
- 執行操作選「發送 Lark 訊息」，接收人選之前步驟產生的資料，帶出該筆記錄的「負責業務」；訊息內容可引用客戶名稱、跟進階段等欄位。
- 點「保存並啟用」。
想提前三天收到提醒，就加一個公式欄位，算出比「下次跟進日」早三天的日期，讓觸發條件改對準這個欄位；時間觸發支援顯示為日期的公式欄位。
誠實的註記有三件。第一，「到達記錄中的時間時」是一次性觸發，不支援重複或週期性觸發；要固定每週掃一次全表的例行提醒，改用可重複的「定時」觸發。第二，自動化訊息只能發給與表格所有者同企業的內部使用者與內部群組，發不到外部。第三，執行次數依方案有每月配額：標準版與基礎版各 1,000 次、專業版 5 萬次、旗艦版 50 萬次，按整個企業維度計算，到達上限後於次月 1 日起重新計算（企業維度與重算規則見配額說明；在售三方案數字同定價頁現值，2026-08-06 查核，以官方最新公告為準）；幾條提醒流程離配額很遠，但全公司大量鋪開前先盤一下。啟用自動化的權限在表所有者或具可管理權限的同企業成員手上。哪些日常工作值得自動化、順序怎麼排，見工作流程自動化的第一步。
第五步：分享與權限，讓表安全上線
分享與權限決定這張表誰看得到、誰改得動；這一步完成，客戶跟進表才算真正上線協作。團隊內部共用，把多維表格分享給成員、給予可編輯或可閱讀等權限即可。要給主管或外部夥伴一個「只能看、不能改」的畫面，用「分享視圖」把單一檢視獨立分享出去：分享出去的檢視只能被閱讀、無法編輯，範圍可選僅受邀請的人、組織內獲得連結的人、或網際網路上獲得連結的人可閱讀，對外分享會受原文件分享權限與文件密級等限制。原檢視因篩選隱藏的資料不會出現在分享頁，先篩選再分享，對方就只看到該看的部分。
需要更細的控管，例如「業務只能編輯自己名下的客戶、主管全表可讀」，就開啟進階權限：能對資料表、單筆記錄、單一欄位、檢視與儀錶板設定角色權限，記錄範圍支援「與本人相關」與自訂條件，也能管控複製、下載、建立副本等操作，由表所有者或具可管理權限者開啟設定。方案界線要先講明：依定價頁現值，多維表格進階權限屬專業版以上權益（2026-08-06 查核，以官方最新公告為準）。免費的標準版用檢視分享加一般協作權限，小團隊起步夠用；要做部門級的精細控管，再評估升級。
新手最常踩的坑
新手在多維表格上踩的坑，多半來自把 Excel 的使用習慣原封不動搬進線上資料庫；以下先知道，就能繞過。
想搬動或刪掉首欄。 首欄是索引列，不能被刪除、移動或隱藏；它預設凍結，可拖曳凍結線調整範圍。設計時就把「這筆是誰」放首欄，別跟它硬碰。
以為刪掉檢視裡的資料只影響該檢視。 同一資料表的所有檢視共用同一份資料，任一檢視裡的增刪改都會反映到其他檢視；各檢視獨立的只有篩選、分組、排序這類展示設定。想讓某些人只看部分資料，用篩選加分享檢視或權限處理，不要用刪的。
篩了半天沒保存。 篩選、分組、排序屬臨時配置，結果僅自己可見；有編輯權限的人要點檢視上方的「保存」（或 Ctrl／Command + S），配置才會固定下來。
歷史資料全塞一張表。 單一資料表的列數（筆記錄數）上限依方案而定：標準版與基礎版 2,000 列、專業版 2 萬列、旗艦版 5 萬列（列數上限與擴容；定價頁現值同）。活名單與歷史封存分開放，表輕，人也輕。
選項欄位放任自由填。 跟進階段若用文字欄位，等於把 Excel 的老問題原地重建；用單選把選項定死，看板分組與統計才有意義。
一口氣開一堆自動化。 執行配額按企業維度計算，其他部門也共用同一個池（配額說明）。從最痛的一條提醒開始，跑順了再加。
做完一張客戶跟進表，Base 的骨幹能力你已經走過一輪。想把同一套方法複製到進銷存、專案追蹤，或評估把部門的表整批搬上來，歡迎預約顧問：身為 Lark 台灣授權代理商，艾瑞特資訊可以拿你們的真實名單現場示範，把欄位、自動化與權限一次設對。
常見問題
入門 Lark Base 最常被問到的問題整理在這裡，答案以站內知識中心文章與定價頁現值為出處。
Q1：Lark Base 免費方案可以用到什麼程度？
Lark 標準版（免費方案）就能開始用多維表格：依定價頁現值，多種檢視與自動化流程都在方案內，甘特檢視可用是我們另外實測確認過的。主要限制在用量與進階功能：單表上限 2,000 列、自動化每月 1,000 次（按企業維度計算），進階權限屬專業版以上權益（2026-08-06 查核，以官方最新公告為準）。
Q2：Excel 的客戶名單可以直接匯入 Lark Base 嗎？
Excel 名單可以直接匯入多維表格：官方支援 .xlsx、.csv 與 .base 格式，單次上限 100 欄、20,000 列（筆記錄）、20 MB，另受方案權益限制，匯入後系統會自動識別欄位型別。匯入前建議先清一輪資料，例如把狀態欄的各種寫法統一，之後轉成單選欄位才順。
Q3：一張資料表最多能放多少筆資料？
單一資料表的列數（筆記錄數）上限依方案而定：標準版與基礎版為 2,000 列、專業版 2 萬列、旗艦版 5 萬列（2026-08-06 查核定價頁現值，以官方最新公告為準）。客戶跟進表的活名單通常離上限很遠，會撞上限的多半是歷史流水紀錄，建議分表存放或定期封存。
Q4：不會寫程式，能設定自動化提醒嗎？
自動化提醒全程用圖形介面設定，不需要寫程式：選觸發條件（例如「到達記錄中的時間時」對準日期欄位）、選執行操作（例如「發送 Lark 訊息」給負責人員）、保存並啟用即可。要留意執行次數依方案有每月配額：標準版與基礎版各 1,000 次、專業版 5 萬次、旗艦版 50 萬次，按整個企業維度計算，到達上限後於次月 1 日起重新計算。
Q5：甘特檢視可以設定任務的前後相依關係嗎？
甘特檢視本身不支援設定任務之間的依賴（前置、後置）關係，官方文件有明載。想要「前置完成、後續順延」的效果，可以用自動化組合出來：「修改記錄時」偵測前置任務完成、「查找記錄」找出後續任務、「修改記錄」寫入新的開始日期；三步都是官方載明的自動化能力，我們實測可行。
Q6：做好的表可以分享給公司外部的人看嗎？
做好的表可以用「分享視圖」把單一檢視以唯讀方式分享給外部：範圍可選僅受邀請的人、組織內獲得連結的人、或網際網路上獲得連結的人可閱讀，對外分享會受原文件分享權限與文件密級等限制。分享出去的檢視只能閱讀、不能編輯，原檢視因篩選隱藏的資料也不會出現在分享頁。