「合約下週就到期，怎麼沒人提醒我？」「訂單早上就出貨了，客服到下午才知道。」「每週彙報又得有人花一個上午手動拼。」對 IT 主管來說，這些與其說是技術問題，不如說是沒有人替流程值班：規則其實很清楚，卻只靠人腦記憶與手動轉貼在撐。
工作流程自動化要處理的，正是這種「條件成立就該有人做事、卻常常沒做」的縫隙。麻煩在於很多人一聽到自動化就想到寫程式、串 API，於是遲遲不動手。Lark 多維表格（Base）的自動化把這件事拉回一般人做得到的範圍：全程圖形介面，選一個觸發條件、接一個執行動作，就能把提醒、通知與彙報交給系統。
先給兩個「為什麼先救重複工作」的背景。McKinsey Global Institute 在 2012 年的經典研究估計，互動型知識工作者近半的工作時間耗在找資訊與收發 email 上；Atlassian 《The State of Teams 2026》則顯示，87% 的知識工作者自述連協調工作所需的時間與餘裕都不夠。重複性雜務不清掉，判斷與溝通這些真正該做的事就永遠排不進來。以下把三個入門場景從頭設定一遍，設完第一條，其餘都是同一模式的變奏。
先認識三類入門場景：到期提醒、狀態通知、定期彙報
到期提醒、狀態變更通知、定期彙報，是最適合當作第一條自動化的三類場景，因為它們同時「發生頻率高」且「規則明確」，做壞了的風險也最低。要判斷團隊裡還有哪些事值得自動化，可以先用頻率乘上規則性的盤點法把清單列出來；這裡先從最通用的三類切入，它們幾乎每家公司都用得上。
| 場景 | 觸發的時機 | 自動做的事 |
|---|---|---|
| 到期提醒 | 到達某個日期（如合約到期前一個月） | 發訊息提醒負責人 |
| 狀態變更通知 | 某欄位改成指定值（如狀態改「已出貨」） | 通知下游的人或群組 |
| 定期彙報 | 固定時間（如每天下班前、每週一早上） | 把當期符合條件的多筆記錄彙整成一則訊息 |
三類的底層結構完全一樣：一個觸發、一個動作。搞懂第一條，其餘兩條只是換觸發條件與換通知對象，所以先把到期提醒從頭設定一遍，另外兩類再各補上差異即可。
觸發條件與執行動作：自動化的設定骨架
一條 Lark 自動化的骨架只有兩格：先選「什麼時候啟動」（觸發條件），再選「啟動後做什麼」（執行動作）。建立自動化流程的入口在多維表格右上角的「自動化」按鈕，左側面板設觸發、右側面板設動作，最後按「保存並啟用」。啟用權限限定為該多維表格的所有者，或對這張表有可管理權限、且與所有者同企業的成員，這一點在多人共用同一份 Base 時要先講清楚。
觸發條件官方分成記錄、時間與按鈕類，常見的有新增記錄時、修改記錄時、新增或修改的記錄滿足條件時、到達記錄中的時間時、定時、點擊按鈕時等。執行動作則有發送 Lark 訊息、新增／修改／查找記錄、發送 HTTP 請求、延遲等；其中訊息可以引用這筆記錄的欄位，讓通知直接帶著單號、金額與負責人，而不是只丟一句「有更新」。
有一個配額問題要先講，因為它決定你能規劃多少條流程。自動化的執行次數依方案有每月配額：標準版與基礎版各 1,000 次、專業版 5 萬次、旗艦版 50 萬次，按整個企業維度計算，到達上限後於次月 1 日起重新計算。這是功能配額而非計費項目，各方案的權益與加購方式以方案與定價頁最新公告為準。對一般團隊，把配額留給高價值的流程、別讓測試流程一直空轉，就能用很久。
場景一：到期提醒，完整設定走一遍
到期提醒的做法，是讓自動化在「到達記錄中的某個日期」時，自動發訊息給負責人，全程不需要寫任何程式。以合約到期提醒為例，把設定拆成幾步走一遍，你會發現難的不在操作。
準備一張資料表。 把合約清單放進 Base，確認三個欄位就緒：合約名稱（文字）、到期日（日期欄位）、負責業務（人員欄位）。已有 Excel 清單的可以直接匯入，匯入後逐欄校正型別，尤其是到期日這個日期欄，它是整條自動化的心臟。資料搬遷的完整節奏，見一張訂單表的遷移時間軸。
用公式欄位算出提醒日。 想要「提前幾天提醒」而不是到期當天才提醒，就新增一個公式欄位「提醒日」，內容是到期日往前推的日期（例如提前 30 天），並把結果格式設為日期——時間觸發只認得日期形態的欄位。如果只要到期當天提醒，直接拿到期日這個日期欄用就好，連公式都省了。
建立自動化、選好觸發。 進「自動化」建立流程，觸發條件選「到達記錄中的時間時」、指向「提醒日」欄位。這裡要記得一個特性：這個觸發是一次性的、不支援週期性重複，剛好適合每筆合約有明確到期節點的場景。
設定要做的動作。 執行動作選「發送 Lark 訊息」，接收人選這筆記錄裡的「負責業務」，訊息內容引用合約名稱與到期日欄位，讓收到的人不用點開就知道是哪一份、什麼時候到期。這則訊息可以用個性化的多維表格應用身分發出，把同一份 Base 的提醒都聚合在同一個機器人裡，通知的來源清楚可辨。
測試再啟用。 建一筆提醒日設在近期的測試記錄，確認訊息如期送達、內容正確，再刪掉測試資料、保存並啟用。往後每一份新合約只要日期填對，提醒就自動掛號。真正花時間的從來不是操作，而是想清楚「什麼條件、通知誰、說什麼」這三件事；想通一條，其他規則都是同一個模式的變奏。
場景二：狀態變更通知，讓下游不用一直來問
狀態變更通知的核心，是讓「某個欄位被改成指定值」自動觸發一則通知，把下游從「一直追問進度」裡解放出來。訂單狀態改成「已出貨」自動通知客服群組、需求單狀態改「已排程」自動告知提案部門，都屬於這一類。
設定上有一個關鍵選擇，決定它會不會誤觸發：如果你要的是「只要這欄改成某值就通知」，用「修改記錄時」並勾選要關注的欄位、設定觸發值；接收人與內容一樣可以引用記錄欄位。訊息卡片還能放交互按鈕，例如督辦任務時附一個「確認完成」按鈕，對方在卡片上點一下，狀態就自動同步回資料表，不必再打開整張表操作。
這裡要揭露一條內外部的邊界：自動化發送的 Lark 訊息，只能發給與這張表所有者同企業的內部使用者和群組，不支援發給外部使用者或群組。跨公司的通知得走別的機制，規劃時先把這條放進來，免得流程設好才發現送不出去。
場景三：定期彙報，一則訊息取代整天打擾
定期彙報是用固定時間把「當期符合條件的多筆記錄」彙整成一則訊息，取代整天零星的即時打擾。每天下班前把當日異常單彙整給主管、每週一早上把上週未結案件推給負責人，都靠這一類流程。
它和到期提醒、狀態通知差在多了一步。因為觸發用的是「定時觸發」，而定時觸發本身不帶任何一筆記錄可以引用，所以要發出資料，得先加一步「查找記錄」把當下符合條件的多筆記錄撈出來，再讓訊息引用查找的結果。完整步驟依序是：定時觸發、查找記錄（設好篩選條件與要展示的欄位）、發送 Lark 訊息（引用「查找到的所有記錄」）。查不到任何記錄時可以設成「終止流程」，免得發出一則空白彙報。
一個實務細節先提醒：訊息裡的數字不會沿用你在欄位設的小數位或百分比格式，需要時用公式先把格式寫死（例如以 TEXT 函式保留兩位小數）再引用，這在工作流與自動化常見問題裡有整理。彙報的收件群組數也有上限，一條流程最多選 10 個群組，超過就要拆流程或改發個人。
跨模組串接：表單送進來，自動開任務、發通知
自動化真正省事的地方，是把不同模組接成一條龍：外部或跨部門的人填一張表單，資料一落表就自動開好任務、發出通知，沒有人需要手動轉貼。這是「表單加 Base 加任務加訊息」四件事串起來的典型場景，也是最能讓 IT 主管看到整體效益的一條。
先用一張表單檢視收資料。表單可以透過分享連結填寫，填的人不需要擁有這張資料表的權限，很適合請跨部門同事或外部廠商登記需求，送出的內容會直接落回資料表成為一筆新記錄。
接著讓「新增記錄時」當觸發，串兩個動作：先建立一個 Lark 任務（設好標題、負責人、截止時間），再發一則 Lark 訊息通知該負責人。一條自動化可以依序接多個動作，所以「開任務」與「發通知」能在同一條流程裡完成。表單進件、任務指派、即時通知，這一串把過去一封「幫我登記一下」的 email 引發的多次手動轉手，收斂成填單當下就跑完。
需要條件分流時（例如金額大於某數才多知會一位主管），自動化本身不做判斷，這時把流程改用工作流：工作流在相同的觸發與動作之上，多了條件分支等邏輯節點，適合節點較多、要 if-else 的情況。兩者共用每月的自動化配額，先用自動化、遇到要判斷再升級工作流，是省配額也省腦力的順序。
若你想更進一步做智慧自動化，Lark 也提供以 AI 欄位為基礎的動作：「AI 更新記錄」可在自動化流程裡自動更新分類、翻譯、總結、資訊提取等 AI 欄位捷徑。它的限制要先知道：只支援更新這幾種 Lark 提供的 AI 欄位、不能拿來更新一般欄位，而且該資料表得先有 AI 欄位、前置步驟要有指定到具體的記錄，這幾道門檻不符合就跑不起來。
最常見的兩類翻車：條件設錯與通知轟炸
自動化上線後最常見的兩類翻車，一是觸發條件設錯導致該響的不響、不該響的狂響，二是通知設計不當把大家洗版到全部靜音。兩者都無關功能強弱，比較像設定習慣與通知禮儀的問題，也因此靠規範就能避開。
條件設錯，多半錯在觸發語意。 最典型的一組混淆是「修改記錄時」和「新增或修改的記錄滿足條件時」：後者只有在你設定的那個欄位本身發生變更、且滿足條件時才觸發，其他欄位變動不會觸發，連本來就已符合條件的舊記錄也不會被補觸發；如果你要的是「監測任意欄位變動、但只在某欄位是某值時才做事」，就得改用「修改記錄時」。另一個常見坑在定時觸發：把每月執行日設成 31 日，遇到沒有 31 日的月份會整個跳過不觸發；設了自訂重複的截止日期時，截止日當天也不會觸發。這些觸發條件的細節差異在設定前先看一眼，能省下大半的除錯時間。
通知轟炸，錯在把「通知所有人」當安全牌。 群組被機器訊息洗版的下場，是大家把整個群靜音，於是真正重要的通知也一起沒人看。原則只有一句：通知只發給需要採取行動的那個人。主管想掌握全局，用儀表板讓他自己看，而不是每筆變動都推播給他；同一件事需要多人知道時，也優先用一則彙報取代十幾則即時訊息。設計得好的自動化會讓通知變少、變準，而不是變多。
流程真的出錯時，去哪裡查？進「自動化」面板看運行日誌，能看到每條流程的執行狀態、結果與報錯原因，逐步定位問題。要留意日誌可回溯的範圍是過去 7 天，發現通知怪怪的別拖過這個窗口，不然想查也查不到當時的紀錄。
維護與命名規範：別讓自動化變成沒人認領的幽靈
自動化最糟的下場不是壞掉，而是沒人記得它還在跑：通知發到已解散的群組、提醒指向已離職的負責人、條件對著早就改名的欄位。這種靜默失效比報錯更難發現，因為收不到通知的人根本不知道自己該收到。維護規範就是為了讓每條流程都有人認領、看得懂、追得到。
命名先立規矩。把每條流程的用途寫進名稱裡，「合約到期前 30 天通知負責業務」永遠比「自動化 3」好維護；光是這一步，半年後回來看就知道每條在幹嘛，也不會有人不小心重複建了兩條做同一件事。管理面板支援依建立人、觸發資料表、觸發條件、運行狀態搜尋與篩選，名稱一致時這些篩選才好用。
再指定維護者。自動化在團隊裡要有明確的維護者，負責在流程或人員異動時更新規則：負責業務換人、群組改名、部門重組，對應的觸發對象與收件人都要跟著調。一個好習慣是每次組織異動公告發出來，維護者就順手掃一遍自己名下的流程，五分鐘能做完，卻能擋掉大部分的幽靈流程。有條件的話，把自動化集中在少數幾張表上建立、別散落各處，盤點時才找得齊。
把維護當成日常的資產盤點，自動化才會一直是幫手：規則會隨組織折舊、過期，定期檢查與汰換，它就不會慢慢爛成沒人敢碰的亂源。整體的工具與導入思路，可以再看不寫程式的平台選型；若你要自動化的是請假、報銷這類簽核單據，走電子簽核的完整指南會更對症。
想把你們團隊那幾件天天在催的事變成自動化，找艾瑞特資訊聊聊。身為 Lark 台灣授權代理商，我們可以用你們的真實流程現場示範第一條自動化怎麼設，也協助判斷哪些該用自動化、哪些要上工作流，把每月配額花在刀口上。
常見問題
Q1：不會寫程式，真的能自己設定 Lark 自動化嗎？
不會寫程式也能設定 Lark 自動化，因為多維表格的自動化全程用圖形介面：選一個觸發條件（新增記錄、修改記錄、到達記錄中的時間等）、接一個執行動作（發訊息、新增或修改記錄等），保存並啟用就生效，不需要寫任何程式或串接 API。要注意啟用權限限定為該表的所有者，或對這張表有可管理權限的同企業成員。
Q2：到期提醒可以做到「提前幾天」通知嗎？
到期提醒可以做到提前幾天通知，做法是先用公式欄位算出提醒日。時間觸發支援日期欄位與顯示為日期的公式欄位，所以用公式把到期日往前推幾天算出「提醒日」，再讓自動化在到達提醒日時發訊息給負責人即可；若只要到期當天提醒，直接用到期日欄位觸發、連公式都不用。
Q3：自動化的通知可以發給公司外部的人嗎？
自動化發送的 Lark 訊息不支援發給外部使用者或群組，只能發給與這張多維表格所有者同屬一個企業的內部使用者和內部群組。需要通知外部廠商或客戶時，得改用其他機制，規劃流程前先把這條內部限定的邊界考慮進去，避免設定完成才發現送不出去。
Q4：自動化每月可以跑幾次？會不會不夠用？
自動化的執行次數依方案有每月配額：標準版與基礎版各 1,000 次、專業版 5 萬次、旗艦版 50 萬次，按整個企業維度計算，到達上限後於次月 1 日起重新計算。這是功能配額而非計費項目，把配額留給高價值流程通常就夠用；各方案的權益與加購方式以方案與定價頁的最新公告為準。
Q5：什麼時候該用「工作流」而不是「自動化」？
需要條件分支（if-else）或多節點的複雜邏輯時，就該改用工作流。自動化適合節點較少（約 2 到 4 步）、不涉及判斷的場景，例如監測記錄變動就發通知；工作流在相同的觸發與動作之上多了邏輯判斷等節點，適合要分流、多步驟的流程。兩者共用每月的自動化配額，建議先用自動化、遇到需要判斷再升級工作流。