行政與人資大概是公司裡最常被催的角色：員工催假單、主管催報表、財務催憑證、新人催帳號。這些事多半有標準答案，麻煩在流程依賴人工遞送與人腦記憶：單據在誰桌上、假別剩多少、交接辦到哪，一個環節被忘掉，整條線就停在原地。
這種協調負擔有數據可對照：Atlassian《The State of Teams 2026》訪調 12,035 位知識工作者，87% 表示缺乏協調的時間與餘裕。下面把部門主管最常問的問題逐題整理，給做法、限制與法遵依據；多數解法用一套線上簽核系統，加上差勤與表單工具就能落地。
簽核與單據
簽核類痛點的共同根源是流程不可見：單據卡在哪一關、還要等多久，發起人與管理者都看不到，只能靠人肉催辦。
Q1：請假流程跑好幾天，問題出在哪、怎麼縮短？
請假流程慢，多數時候卡的是流轉方式而非簽核本身：紙本靠人遞、通訊軟體訊息會沉底，主管一出差，整疊單據跟著停擺。搬進線上審批後，流程照設定的節點自動推進：員工手機發起、主管手機核准，進度隨時可查、也能線上催辦。Lark 審批內建人事、行政、財務等類別的範本，請假、出差這類通用單據調整欄位即可使用。
效力面也有法源：《電子簽章法》2024 年完成首次全文修正（4 月三讀、5 月公布），第 4 條明定符合該法規定的電子文件與電子簽章，在功能上等同於實體文件及簽章，不得僅因其電子形式而否認其法律效力；對外契約等特定情境建議諮詢法律專業。導入節奏可照電子簽核完整指南的時間軸走。
Q2：簽核卡關找不到人，主管出差、審批人離職怎麼辦？
審批人不在位造成的卡關，在 Lark 審批裡有對應的備援機制：臨時、長期、離職各有做法，能否使用依企業後台設定而定。臨時不在（開會、短期休假），審批人可把當前單據「轉交」給其他成員處理；長期不便處理（例如長期出差），可事先操作「委託授權」，由其他成員代為處理；成員離職，節點會自動轉交給其上級代為處理，管理員也能在後台交接離職成員名下的審批，涵蓋待處理單據、已發起單據與審批身份。
限制要先講清楚：Lark 審批不支援「超過一定時間無人審批就自動通過」，也不能跳過流程中的某位審批人，備援規則要在設計流程時就設好。想知道流程固定卡在哪一關，效率診斷能查流程平均耗時與超時待辦，資料每日更新（流程診斷需審批管理員權限），適合月會檢討節點設計。
Q3：報銷單據和憑證，可以整段線上處理嗎？
報銷從發起、核准到留存可以整段在線上完成：發票憑證用表單的圖片控件拍照上傳，流程依金額自動分流，退補件也在線上跑。申請單用表單控件（輸入欄、選項、日期、附件、人員、圖片拍照等）組裝；條件分支讓審批單依送出的金額流轉給不同審批人，小額走快速通道、大額加簽財務主管。
保存年限也要顧：商業會計法第 38 條規定各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後至少保存五年；會計帳簿及財務報表至少保存十年（有關未結會計事項者不在此限）。線上流程留存的申請、憑證影像與核准紀錄天生帶時間戳；憑證原件的保存方式與適用細節，建議與會計師確認。
出勤與假別
出勤與假別是行政人資最容易踩到法遵線的領域：制度設定要同時滿足公司規則，以及勞動法規的紀錄與保存義務。
Q4：出勤紀錄要怎麼留才符合法規？
台灣雇主的出勤紀錄義務有明文標準：依勞動基準法第 30 條，出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止，並保存五年。紙卡與 Excel 出勤表最常在這兩點出狀況：紙卡會遺失、補登靠記憶，勞資爭議時拿不出完整紀錄。
Lark 差勤支援 GPS、Wi-Fi 等打卡方式，打卡資料自動進每日、每月與自訂報表，可依日期、部門、考勤組等條件篩選並匯出，供主管確認或薪資結算；請假與加班可透過內建控件組和審批串接，申請、簽核、扣假在同一條流程完成。
Q5：特休、病假、輪班，假別與班別設定得出來嗎？
台灣常見的假別與班別制度，多數能在系統裡直接對應：假別可自訂規則與扣假方式，班別支援固定班、排班制與彈性班。假別設定可建特休、病假、事假、補休、婚假、產假或公司自訂假，每個假別能設最小請假單位（天、半天、小時或分鐘）、申請期限、是否檢附證明、是否串接審批扣假等規則；考勤組與班別方面，固定班適合辦公室團隊，排班制適合門市、工廠與客服輪班，彈性班適合部分工時。
導入前先確認：每位成員同時間只能套用一個考勤組；考勤組時區建立後不可變更，跨據點企業建組前要想清楚。實務上，差勤設定卡關多半卡在制度本身沒盤點：先把現行工時、假別與加班規則整理成一頁清單，再進系統會順很多。
報到與離職
報到與離職是行政流程密度最高的兩個時點：待辦事項橫跨帳號、設備、單據與知識，最適合用清單化的流程管理。
Q6：新人報到要跑一堆行政流程，怎麼變自助？
新人報到的行政負擔多半來自資訊分散。帳號找 IT、設備找總務、規章問前輩，每一項都要有人帶著跑。線上化的重點是把三類東西先備好。帳號與權限：管理後台的成員管理支援邀請成員與批次匯入，報到日前就位。申請單據：設備、門禁這類報到申請改用審批發起，自動送到 IT 與總務，新人不用拿紙本逐桌蓋章。自助知識：公司規章、系統教學與常見問題整理進知識庫，新人自己查得到，資深同事不用一天回答十次同樣的問題；搭建方法見企業知識庫搭建 SOP。
Q7：離職交接常漏東漏西，有辦法制度化嗎？
離職交接可以拆成流程與資產兩段管理：離職審批把該簽的人與該辦的事排進流程，帳號與資料再由管理後台收尾。流程面，離職審批常見的設計分兩階段：先由直屬上級、部門負責人、HRBP 依次審批確認，再由人事、財務、IT、行政等職能部門逐一辦理，誰還沒辦、辦到哪，流程頁上看得到。資產面，離職時同步處理帳號停用與資源移轉，文件與群組歸屬轉給接手者，避免權限殘留。
審批面別漏掉：離職成員名下的待處理單據、已發起單據與審批身份，管理員可在後台交接（適用 Lark 審批自建流程，需具審批管理權限）；但待抄送的審批不在交接範圍，離職後不再抄送給該成員、其他節點正常流轉。
公告與資料收集
公告與表單收集是行政部門的例行溝通工作：共同的解法是把資訊放進固定位置、把回覆變成結構化資料。
Q8：公告發了沒人看，重要規定怎麼真正傳達？
公告沒人看，通常是載體選錯了。公告混在訊息流裡會被後續討論洗掉，請假回來或之後才進公司的人根本看不到。群公告固定在群組的專屬標籤頁，所有成員（含未來才加入的新人）隨時可查；發布時可勾選在群組置頂顯示。內容支援多人即時協作編輯，歷史版本可查看與還原；限制是還原僅桌面端支援，行動端不行。權限上可設定僅群主和群管理員能編輯，公告的正確性由固定的人負責。實務建議：公告放結論與連結、細節放知識庫，公告一長就沒人讀完。
Q9：活動報名、問卷調查，不想再人工彙整 Excel 怎麼做？
報名與問卷的收集可以用資料庫的表單解決：把多維表格切換成表單檢視分發填寫，每一筆回覆自動落成結構化資料。先在表格檢視把問題與欄位類型設計好再轉表單；回收後不用人工謄打，直接在表格裡篩選、彙整。要更省力可以串自動化，例如新增記錄時自動發訊息通知承辦人；自動化的執行次數依方案有月配額，量大的場景先估算用量。哪些流程值得先自動化，盤點方法見工作流程自動化的第一步。
下一步：從最痛的那張單據開始
行政與人資流程的數位化不需要一次到位：從最痛的那張單據開始改，見效最快、也最容易說服組織。依我們導入輔導的經驗，多數公司的起點是請假單，頻率最高、規則最清楚、全員有感；第一張單據跑順之後，報銷、報到、離職照同一套方法複製，組織對線上流程的信任會一次比一次高。
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