決定導入 Lark 之後，第一個卡住決策者的通常不是功能，而是舊資料：客戶名單躺在幾份 Excel 裡、專案與內容排程長在 Notion、報價單和派工對話散在一堆 LINE 群組。這些東西每天都還在用，搬遷聽起來像在營運中換零件，於是「舊資料怎麼辦」成了遲遲不敢按下去的那一步。
這一步值得先想清楚再動手：三種來源的可搬性差很多，Excel 幾乎能照搬、Notion 要走通用格式重建、LINE 則根本搬不動歷史。以下把三類分開講，各自能搬什麼、怎麼搬、搬不動的部分怎麼辦，最後收斂成搬遷順序與一份驗收清單。利益先揭露：我們是 Lark 台灣授權代理商，立場自然有偏向，所以只做可被檢驗的事：Base 與知識庫的行為都附站內知識中心出處，Excel、Notion、LINE 的匯入規格附官方頁面與查核日期（2026-08-07 查核）。
搬家前先盤點：哪些資料值得搬進 Lark
資料搬家的第一步不是打開匯入畫面，而是先盤點：把手上的資料分成「還要活著繼續維護的流程資料」與「只需封存查詢的歷史資料」，再決定搬遷範圍。這一刀切下去，工作量往往少一半，因為多數團隊真正需要天天協作的，只是全部資料裡的一小塊。
流程資料是還在運轉、會被反覆查詢與更新的東西：現行客戶名單、進行中的訂單與專案、日常派工與審批、還在維護的 SOP。這類資料搬上 Lark 才有意義，因為它們要的是協作、權限與自動化。歷史資料則是去年的訂單、已結案的專案、封存的聊天記錄，這些留在原地封存、需要時查得到就好，硬搬只是把重量從一個倉庫扛到另一個倉庫。
分流的判準可以很直接：這份資料接下來三個月還會有人改它、查它、根據它做決定嗎？會，就進搬遷清單；不會，就標記封存。搬遷清單裡再依資料形態分派目的地，這也是 Lark 作為一站式平台的好處，三種形態各有對應的家：結構化的表格資料（客戶、訂單、任務）進多維表格（Base）這類線上資料庫；文件與知識（SOP、會議紀錄、制度）進雲端文件與知識庫；溝通與協作流程進即時訊息與群組。把資料收斂到一個平台維護，本身就是在處理單一真實來源的問題，避免同一份名單在三個工具裡各長各的。
盤點階段別急著追求「全部搬乾淨」。搬得越多、上線越慢，錯誤也越多；先搬會動的、後搬不動的，是後面每一節都會回到的原則。
Excel 與 CSV 匯入 Base：欄位對應與規格上限
Excel 與 CSV 是三種來源裡最接近「照搬」的一類：Lark 多維表格（Base）原生支援匯入 .xlsx 與 .csv，匯入後系統會自動識別欄位型別，是搬家工程裡最省力的一段。依官方匯入規格，Base 支援 .base、.xlsx、.csv 三種格式，單次匯入上限為 100 欄、20,000 列（筆記錄）、20 MB，並另受方案權益限制；超過上限就分批或分表處理（官方匯入說明，2026-08-07 查核）。一張幾千筆的訂單表或客戶表，通常一次就進得去。
自動識別型別方便，但不能全信，匯入後要逐欄檢查一輪。Base 的欄位分成常規、業務、高級三大類，常見要校正的有幾種：日期欄要確認被判成日期型別而不是文字，之後才能排序與做時間篩選；跟進狀態、分類這種欄位收斂成單選，選項寫法先在試算表統一好；金額、數量確認是數字型別，不要夾帶貨幣符號或千分位變成文字。這一步在試算表裡先做，比進了新系統再改省力得多。
有三個 Excel 搬家的實務細節值得先知道，免得上線後才發現。第一，Base 會由系統自動生成一個「建立時間」欄位，對匯入的資料而言，那個時間記的是匯入當下，不是原始的成交日或建單日；所以訂單日期、簽約日這類原始時間，要在來源檔就備好成一個獨立的日期欄位一起帶進來，不能指望系統幫你還原。第二，CSV 是純文字表格，Excel 儲存格裡內嵌的圖片不會隨欄位值變成 Base 的資料；需要保留的圖片與檔案，改用附件欄位另外上傳。第三，公式在搬遷時多半要重寫，Base 的函數與試算表不完全相同，跨表的計算之後會用關聯與查找引用來做，這點放到順序那一節再談。
誠實說，Base 這一端也有天花板，導入前該一起算進去。單張資料表的列數上限依方案：標準版與基礎版 2,000 列、專業版 2 萬列、旗艦版 5 萬列（2026-08-07 查核定價頁現值，以官方最新公告為準）。差別在於這些界線都明列在定價頁上，可以對著自己的資料量先估，而不是上線後才踩到。如果想看一張真實的營運 Excel 從匯入、整理到自動化與退役的完整節奏，從 Excel 到自動化的遷移時間軸把單張表的全程按時間拆得很細，和這裡按來源分流的做法剛好互補。
Notion 內容搬進 Lark：匯出 CSV 是主幹道
Notion 的搬家走的是通用格式，不是一鍵工具：官方支援把整頁資料庫匯出成 CSV、每個子頁另存 Markdown，接上 Base 的 CSV 匯入就是主幹道，但跨表的關聯結構要在新家重建。先看匯出端，Notion 官方載明整頁資料庫會匯出為 CSV 檔，資料庫內的每個子頁面另存為 Markdown 檔，勾選包含子頁時圖片與附件會存成匯出包資料夾中的獨立檔案；頁面或資料庫也可以匯出成 HTML 或 PDF（官方匯出說明，2026-08-07 查核）。要留意兩個限制：表單檢視無法匯出（官方僅載此限制，想帶走表單資料改從表格檢視匯出）；匯出會寄一封含下載連結的 email，這個連結 7 天後失效，而依工作區大小，匯出處理最長可能要 30 小時，量大的工作區記得預留時間、連結到手盡快下載。
搬進來要分兩軌，因為 Notion 把「資料庫」和「文件」混在同一個世界，Lark 這邊分得比較開。資料庫類的內容（客戶、訂單、任務這種一列一筆的表）走 CSV 匯入 Base，最直接。文件與筆記類的內容（會議紀錄、規格說明、知識頁）比較適合搬進雲端文件或知識庫；Lark 知識庫的匯入清單支援 Confluence、Word、Excel、CSV、多維表格（.base）、PowerPoint、XMind 等格式轉為對應的雲端檔案。清單裡沒有逐字列出 Markdown，所以 Notion 子頁匯出的 Markdown 檔要不要直接匯入知識庫，建議先拿一兩份實測，或跟我們確認轉檔做法，別一次全倒。
「非一鍵搬遷」這件事要講白。CSV 是平面表格，Notion 的 Relation 與 Rollup 不會以關聯的形式跟著檔案過來；匯進 Base 之後，跨表關係要用單向或雙向關聯欄位重新接、彙總計算改用查找引用重做，原本寫在頁面內文的敘述視需要貼回文字欄位或搬進雲端文件。把它當成「用通用格式把資料倒過來、在新家重建結構」的工程來排，預期就會準：結構單純的清單搬起來很快，真正花時間的是關聯重建與內文的安置。
LINE 聊天記錄與檔案：先認清能搬的是什麼
LINE 這一類即時通訊，搬家的邏輯和 Excel、Notion 在本質上不同：聊天記錄匯出的是純文字備份，無法還原成結構化資料，真正要搬的是未來的工作流程，不是歷史對話。LINE 官方支援中心載明，聊天記錄可以存成純文字檔（.txt 格式），而且明確提醒「以純文字檔格式儲存的聊天記錄無法於復原聊天記錄時使用」（LINE 官方說明，2026-08-07 查核）。一份連還原回 LINE 都做不到的純文字檔，自然更不可能被當成結構化資料匯入 Base，變成一筆一筆可以篩選、統計的記錄。
所以要先把話說清楚：市面上沒有把 LINE 對話一鍵搬進 Lark 的遷移工具，任何宣稱能「完整搬遷」的說法都要小心。群組裡真正有價值、值得留的，通常是那些被當成檔案倉庫用的內容：客戶傳的報價單、簽回的合約掃描、產品照片。這些要保留，做法很土但可靠：手動把檔案下載下來，上傳到 Lark 對應的位置，合約與報價進 Base 的附件欄或雲端文件、按客戶或案子歸檔。歷史的文字對話則留在 LINE 裡封存，需要時回去查即可，不必勉強搬。
真正的搬家，是把「未來還會發生的溝通與工作」移到 Lark。原本在 LINE 群組裡進行的討論，改在 Lark 的群組與即時訊息裡進行，還多了已讀未讀狀態、訊息加急、話題回覆，訊息可以直接轉成任務，也能在同一個對話視窗分享雲端文件、發起視訊。而原本用 LINE 硬湊的工作流程，例如接單、派工、請假簽核，搬到 Base 或審批這種為流程設計的地方去跑。換句話說，LINE 這關搬的是流程與往後的協作，把歷史對話留在原地，正好是下一節那個原則最乾淨的示範。
搬家順序：先流程後歷史，分批切換
多來源一起搬時，順序往往比選哪個工具更關鍵：先把「還在運轉的流程」搬上 Lark 跑順，再回頭處理歷史資料，能把切換風險壓到最低。這個原則背後的邏輯很實際——流程資料一天不搬，團隊就得一天用兩套系統，痛感是即時的；歷史資料不動也不會出事，晚一點搬甚至永遠封存，代價都很小。把力氣先花在會痛的地方，是搬家最划算的排法。
在流程資料內部，還有一層順序：主表先於從表。客戶、專案這種被別人參照的主表先搬，訂單、任務這種掛在主表下的從表後搬，跨表的關聯才接得起來，因為先有客戶記錄，訂單才掛得上所屬客戶。同一時間，把例行的通知與規則交給自動化之前，先讓流程本身在 Base 上跑順一輪：自動化的觸發條件包含新增記錄、修改記錄、到達記錄中的時間、定時等，動作包含發送訊息、新增或修改記錄等（執行次數依方案有月配額，2026-08-07 查核定價頁現值），這些等流程穩定了再疊上去，才不會在資料還在校正時亂發通知。
切換不要一刀砍。舊系統轉成唯讀封存、保留一段雙軌並行期，讓大家把習慣改過來，是每一種來源都適用的收尾。這裡有個常被低估的風險：依我們協助台灣企業導入的經驗，管理層不帶頭用的案子，多半三個月內就退回原狀、退回 LINE。工具搬得再乾淨，人的習慣沒跟著搬，系統就是空的。所以順序的最後一段其實是人的順序：讓主管先在新系統上完成一次真實的工作，團隊才會信這次是玩真的。
驗收 checklist：搬完怎麼確認搬對了
搬家做完不等於搬對：一份驗收清單能在正式棄用舊系統前，逐項確認資料筆數、欄位型別、權限與習慣都到位。少了這一關，最常見的下場是舊系統關掉之後，才發現有欄位沒對上、有權限沒設好，回頭補的成本比當初搬還高。棄用前把下面幾項逐條打勾，再宣布舊系統封存：
- 筆數對得上：新舊兩邊抽樣比對筆記錄數與關鍵欄位的加總，數字兜得起來才算搬完。
- 型別正確：日期是日期、數字是數字、單選選項已收斂，而且原始日期欄有確實帶進來，不是只剩系統的建立時間。
- 關聯重建：跨表關聯已用關聯欄位接回、原本的彙總計算已改用查找引用重做，點開幾筆抽查對得上。
- 附件到位：內嵌圖片、合約與報價這類檔案已改放附件欄或雲端文件，沒有停在原系統裡漏搬。
- 權限設對：誰能看、誰能改哪些記錄與欄位都設好了；需要「業務只看自己名下客戶、成本欄只給主管」這種顆粒度，Base 的進階權限可切到單筆記錄與單一欄位，屬專業版以上權益（2026-08-07 查核定價頁現值，以官方最新公告為準）；對外分享的控制也一併確認。
- 流程在跑：自動化、審批、通知都實際觸發過一輪，確認在新家會動，而不只是設定看起來對。
- 習慣切換：團隊已經在 Lark 上完整跑過一次真實流程（開一張單、走一次簽核、結一次案），舊系統同步轉唯讀。
每一張搬過來的表，最好都指定一位負責人，資料進了新家也要有人養。全部打勾之後再關舊系統，這趟搬家才真的落地。想省下自己摸索的時間，也歡迎讓我們陪你走一遍：身為 Lark 台灣授權代理商，艾瑞特資訊可以拿你們現行的 Excel、Notion 或 LINE 工作流當範例，現場示範怎麼盤點、匯入與重建結構，預約導入諮詢就能安排。
常見問題
搬家評估過程最常被問的問題整理如下；Excel、Notion、LINE 部分以官方頁面為出處（2026-08-07 查核），Lark 部分以站內知識中心與定價頁現值為出處。
Q1：Excel 匯入 Lark Base 有哪些格式與筆數上限？
Lark Base 支援匯入 .base、.xlsx、.csv 三種格式，單次匯入上限為 100 欄、20,000 列（筆記錄）、20 MB，並另受方案權益限制，匯入後系統會自動識別欄位型別（2026-08-07 查核官方匯入說明，以官方最新公告為準）。超過上限時分批或分表匯入即可；此外單張資料表的列數上限也依方案不同，標準版與基礎版 2,000 列、專業版 2 萬列、旗艦版 5 萬列，導入前可對著自己的資料量先估。
Q2：Notion 的資料可以一鍵搬到 Lark 嗎？
Notion 搬到 Lark 沒有一鍵遷移工具，走的是通用格式：整頁資料庫匯出為 CSV 再匯入 Base，文件與筆記類的頁面則另循雲端文件或知識庫。要注意 CSV 是平面表格，Notion 的 Relation 與 Rollup 不會跟著過來，跨表關聯需在 Base 用關聯欄位重建、彙總改用查找引用；另外匯出的 email 下載連結 7 天後失效、大型工作區的匯出最長可能要 30 小時，表單檢視則無法匯出（2026-08-07 查核）。
Q3：LINE 聊天記錄可以搬進 Lark Base 變成資料嗎？
LINE 聊天記錄無法搬進 Lark Base 變成結構化記錄。LINE 官方支援中心載明聊天記錄只能存成純文字檔（.txt 格式），且這種純文字備份連還原回 LINE 都不支援，自然無法被當成一筆一筆的 Base 記錄匯入（2026-08-07 查核）。實務上要保留的是群組裡的檔案（報價單、合約、照片），做法是手動下載再上傳到 Lark；而真正的搬家是把未來的溝通與工作流程移到 Lark 群組與 Base，歷史對話留在 LINE 封存查詢即可。
Q4：多來源一起搬，應該先搬哪一類？
多來源搬家的建議順序是先流程後歷史：先讓還在運轉的流程資料（現行客戶、進行中的訂單與專案、日常溝通）在 Lark 上跑順，再回頭處理歷史與封存資料。流程資料內部再依主表先於從表的順序搬，客戶、專案先於訂單、任務，跨表關聯才接得起來；切換時舊系統轉唯讀、留一段雙軌並行期，並由管理層帶頭實際使用，避免團隊退回舊工具。
Q5：搬完之後要怎麼驗收？
搬家的驗收要在棄用舊系統前逐項確認：新舊兩邊的筆記錄數對得上、欄位型別正確（日期、數字、單選都對，原始日期欄有帶進來）、跨表關聯與彙總已重建、附件已改放附件欄或雲端文件、權限設定到位、自動化與審批實際觸發過一輪，而且團隊已在 Lark 上完整跑過一次真實流程。每一項都打勾、每張表都有負責人之後，再把舊系統轉唯讀封存。