當成員開始每天使用 Lark，導航列、歷史紀錄、搜尋與知識問答會決定「找東西」的效率。導入初期若只教大家收發訊息，後續很容易出現文件找不到、聊天紀錄難追、重複問問題等情況。這篇整理日常查找與知識檢索的基本做法。
自訂導航列
導航列是使用者進入 Lark 各功能的主要入口。常用功能如訊息、雲端文件、日曆、任務、審批、信箱、多維表格與工作台，應依角色需求安排。
建議做法：
- 全公司共用的核心功能保持一致，例如訊息、文件、日曆。
- 部門專用功能可在培訓中說明如何自行加入。
- 管理員若有預設導航列，應同步更新教材截圖。
- 不建議把太多低頻功能放在前排，會降低新成員辨識效率。
桌面端歷史紀錄
桌面端歷史紀錄可協助使用者回到剛剛開過的聊天、文件或頁面。對需要在多個專案間切換的人，這比重新搜尋更快。
培訓時可提醒成員：歷史紀錄適合短期回溯，不應取代正式文件整理與命名規則。重要文件仍應放在清楚的雲端文件空間或知識庫，而不是只靠最近開啟紀錄。
基本搜尋
Lark 搜尋可用來找人、群組、聊天內容、文件、應用與可見的協作資料。搜尋結果會受權限限制，也就是沒有權限的內容不會因搜尋而曝光。
提升搜尋命中率的做法包括：
- 文件標題使用一致命名，例如「客戶名稱_專案名稱_日期」。
- 群組名稱加入部門、專案或年份。
- 重要公告使用固定關鍵字。
- 避免只用圖片傳遞重要文字資訊。
高級搜尋語法
高級搜尋語法能縮小範圍，適合需要查找大量歷史紀錄的人。例如客服可查特定客戶關鍵字，法務可查合約討論，PM 可查某位成員在特定時間提到的決議。
導入時建議挑選幾個部門常用情境做示範，而不是只列語法表。實際情境會讓成員更快理解搜尋能節省多少時間。
知識問答
知識問答可用自然語言提問，從可用知識或文件中取得回答。這適合內部制度、產品知識、客服 SOP、導入手冊與專案資料查詢。
要讓知識問答好用，前提是資料本身要乾淨：
- 文件標題清楚。
- 內容保持更新。
- 權限設定正確。
- 避免同一問題散落多份版本。
- 對重要流程建立正式知識來源。
上傳本地文件與安全注意事項
使用知識問答上傳本地文件前，請先確認文件是否含個資、薪資、合約、客戶資料、營業秘密或未公開資訊。若公司已有 AI 使用政策，應依政策決定可否上傳與保存。
管理員可在導入時先定義哪些資料可用於問答、哪些資料需留在受控知識庫、哪些資料禁止上傳到任何 AI 工具。這能降低便利性與資料風險之間的衝突。
導入建議
搜尋與知識問答的價值不在功能本身，而在資料治理。建議企業同時建立命名規則、文件歸檔規則、群組命名規則與知識更新責任人。當資料結構清楚，Lark 的搜尋與知識問答才會真正變成知識入口。
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常見問題
Lark 導航列可以自訂嗎？
可以。使用者可依常用功能調整導航列，企業也可能由管理員預設或限制部分入口。導入時建議把核心應用放在一致位置，降低培訓成本。
Lark 搜尋可以找哪些內容？
可搜尋聊天、文件、聯絡人、群組、應用與其他可見內容；搜尋結果仍受權限限制，使用者只能看到自己有權限存取的資料。
高級搜尋語法適合誰使用？
適合客服、專案管理、人資、行政、法務、IT 等需要快速定位歷史訊息或文件的人。可透過條件縮小時間、對象、內容類型與關鍵字範圍。
知識問答上傳本地文件安全嗎？
應依企業資料分級判斷。可上傳前先確認文件是否含個資、合約、財務或客戶敏感資料，並閱讀官方安全說明與企業內部 AI 使用政策。