線上會議在 2026 年已經沒有「要不要開」的問題，只剩「用哪套開」的問題。Microsoft 2025 年的 Work Trend Index 特別報告《Breaking down the infinite workday》以遙測與調查並用的方式量測 Microsoft 365 使用者的職場行為：57% 的會議臨時起意、連行事曆邀請都沒有；近三分之一的會議跨時區進行，比 2021 年多了 35%。會開得這麼密，視訊會議軟體卻常是「當年誰先裝了就一直用」的慣性決定，很少被當成一次正式的選型。
進入比較之前，先把立場講清楚：我們是 Lark 的台灣授權代理商，立場自然有偏向，所以這裡只做可以被檢驗的事：五款主流工具的能力與限制，四款以各官方公開頁面陳述、Lark 以對照官方文件整理的站內頁面陳述，逐款附出處；價格只引官方頁公告的免費方案界線（查核日期 2026-08-06，以各官方最新公告為準），付費金額不在此比較。沒有實測評分，也沒有唯一的贏家，只有誰適合你的情境。
選型前先回答的問題
挑選視訊會議軟體，先釐清的是使用情境而非功能清單：會議規模、開會頻率與時長、外部參與比例、會後紀錄需求，這四題的答案會直接刪掉一半選項。
規模：你的會議多半是兩到八人的例行會，還是動輒破百人的全員大會？主流工具免費方案的人數上限普遍落在 100 人，但單場時長與發起權限差異很大，大型場次則要看付費方案與網路研討會方案。
頻率與時長：每週開幾場、單場多長。免費方案常見的 40 到 60 分鐘上限，對內部快會夠用；對外部簡報、教育訓練與跨國會議，通常撐不完全場。
內外部比例：對外會議占比高，就要優先看「對方的入會門檻」：需不需要安裝軟體、能不能直接用瀏覽器、訪客要不要註冊帳號。門檻每高一層，會議開場的等待與求助就多一段。
紀錄需求：只要一個錄影檔，還是要可搜尋、可引用的文字紀錄？紀錄存放在哪、誰能查？這一題在選型時最常被忽略，卻是會後追決議時最痛的環節；遠距與混合團隊尤其明顯，配套方法可參考遠距與混合團隊管理 SOP。
Zoom：跨組織會議的常見預設
Zoom 是跨組織線上會議常見的預設選項，定位是以會議體驗為核心的獨立平台。它的通用性是實質優勢：對外邀約時，對方多半用過、裝過，開場的溝通成本低。
依 Zoom 官方定價頁，免費的 Basic 方案單場會議 40 分鐘、上限 100 位與會者；付費方案單場最長 30 小時，Business 方案 300 人、Enterprise 方案 1,000 人。AI Companion 會議助理在免費方案標示為會中限量使用（Limited in-meeting use），付費方案則為會中不限量。
適合誰：業務、顧問、客服這類對外會議頻繁、對象背景混雜的組織，把「誰都能順利進會」看得比什麼都重要的團隊。
界線也要一併說：免費方案的 40 分鐘上限，讓正式對外簡報很難靠免費版走完；而會議結束後，紀錄要流進企業既有的簽核與行政流程，需要 Zoom 以外的系統銜接。單就「把會開好」這一題，它是安全牌。
Google Meet：瀏覽器就能開會的輕量路線
Google Meet 是瀏覽器原生的視訊會議服務，隨 Google Workspace 訂閱提供，入會幾乎沒有安裝門檻。行事曆邀請點一下就進會，是它最直覺的體驗。
依 Google Meet 官方需求說明，免費個人帳號的一對一會議最長 24 小時、三人以上會議上限 60 分鐘、單場最多 100 位與會者。Google Workspace 官方定價頁列出各版本的與會人數：Business Starter 100 人、Business Standard 150 人、Business Plus 500 人、Enterprise 1,000 人；會議錄製存 Google Drive 與 Gemini 會議功能，列在 Business Standard 以上版本。
適合誰：已經用 Gmail 與 Google 日曆的團隊，以內部溝通、輕量會議為主的中小企業。
要注意的界線：入門的 Business Starter 沒有會議錄製，想留下紀錄至少要 Standard 版本；免費帳號 60 分鐘的上限，也不足以支撐多數正式場次。輕量、順手是它的強項，重度的會議治理需求則要往高版本找。
Microsoft Teams：M365 生態的會議中樞
Microsoft Teams 是 Microsoft 365 生態的會議與協作中樞，優勢建立在與 Word、Excel、Outlook 同一套訂閱、同一套帳號體系。對已導入 M365 的組織，多數方案的會議能力形同「已經買了」。
依 Teams 官方免費版說明，免費版群組會議上限 60 分鐘、100 位與會者，一對一通話最長 30 小時；官方方案比較頁則列出付費方案單場 30 小時、300 位與會者，Copilot 以特定方案組合或加購方式提供。
適合誰：已用 Microsoft 365、文件工作以 Office 為主的企業，以及 IT 治理希望收斂在微軟單一後台的組織。
界線在生態綁定：入門的 Teams Essentials 不含 Office 桌面應用（官方比較頁載明），完整體驗依 Microsoft 365 訂閱組合而定；還沒用 M365 的團隊導入 Teams，實際上是在評估一整個生態系，範圍與成本都要放大來算。
Webex：Cisco 生態的老牌企業級選項
Webex 是 Cisco 旗下的老牌視訊會議平台，強項在企業級管理與會議室硬體的整合，在資安要求高的產業耕耘已久。
依 Webex 官方免費方案說明，免費方案單場會議 40 分鐘、上限 100 位與會者，並包含存到本機的會議錄製與螢幕共享；依官方會議時長說明，付費方案單場最長 24 小時。
適合誰：資安審查嚴格、需要與網路設備及會議室硬體一體規劃的中大型企業，特別是既有 Cisco 環境的組織。
界線同樣清楚：免費方案 40 分鐘的上限，正式用途通常需要付費方案；產品線聚焦會議、通話與訊息，文件協作與資料庫這類需求，要靠其他系統補位。把它放進評估清單的理由，多半是治理與硬體，而非輕量上手。
Lark：把會議接回訊息與文件的一站式平台
Lark 視訊會議是一站式協作平台的內建模組，核心差異在會議與訊息、文件、行事曆同屬一個產品，會前的邀約、會中的協作、會後的紀錄不用換系統。
對外會議可透過網頁入會，訪客不必安裝客戶端（匿名訪客入會需管理員開啟允許；網頁版功能較客戶端精簡，例如無法發起錄製）。會中支援中英日即時字幕與翻譯，以及用妙享共同瀏覽文件：與會者可跟隨簡報者的畫面，也能自由翻頁。會議雲端錄製後自動推送妙記，把會議轉成可搜尋、可分享的文字紀錄；AI 會議記錄的實際運作與常見疑問，整理在AI 會議記錄與簽核流程 FAQ。
與會規模依方案而定：標準版（免費）為 1 對 1 會議，多方會議屬付費方案權益，專業版與旗艦版為 500 方；更大型的網路研討會情境，Lark Webinar 增值服務加購後最高可達 10,000 方（查核日期 2026-08-06，以 Lark 定價頁公告與簽約方案為準）。
方案界線要先揭露：標準版和基礎版無法在通話中發起雲端錄製（可發起本地錄製），而妙記的語音轉文字為專業版、旗艦版權益；若會議紀錄是你的核心需求，預算要直接抓專業版起跳，細節見 Lark 定價頁或與我們確認。
適合誰：想把「開會、記錄、追進度」收進同一套系統的團隊，以及有中英日跨語言溝通需求、常與海外據點或供應商開會的企業。
主流工具比較表
Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 與 Lark 的關鍵差異，可以濃縮成一張對照表：先看免費界線，再看紀錄能力。
| 項目 | Zoom | Google Meet | Microsoft Teams | Webex | Lark |
|---|---|---|---|---|---|
| 定位 | 獨立會議平台 | Workspace 內建 | M365 會議中樞 | 企業級會議與通話 | 一站式平台內建 |
| 免費方案界線 | 單場 40 分鐘／100 人 | 三人以上 60 分鐘／100 人 | 群組 60 分鐘／100 人 | 單場 40 分鐘／100 人 | 免費方案 1 對 1 會議 |
| 付費方案規格 | 單場 30 小時；最高 1,000 人 | 依版本 100～1,000 人 | 單場 30 小時；300 人 | 單場最長 24 小時 | 專業版起 500 方；Webinar 加購最高 10,000 方 |
| 會議 AI 與紀錄 | AI Companion（免費版會中限量） | 錄製存 Drive、Gemini（Standard 起） | Copilot（依方案組合或加購） | 免費版含本機錄製 | 妙記轉寫＋中英日字幕（轉寫為專業版起） |
| 先看它的理由 | 外部會議通用 | 已用 Google 生態 | 已用 M365 | 資安與硬體整合 | 紀錄自動沉澱 |
免費方案數字為 2026-08-06 查核的各官方頁公告，以各官方最新公告為準；付費金額請逕見各官方定價頁，Lark 方案見 Lark 定價頁。
依情境挑選的建議
視訊會議軟體沒有絕對排名，把自己的情境對上工具，比讀十份評測更快收斂。以下依台灣企業常見的處境分流。
對外會議為主、對象背景混雜：Zoom 的通用度可以省下大量開場溝通成本；免費時長不夠用，就直接從付費方案評估起。
已在 Google 或 Microsoft 生態：先把既有訂閱用滿，Meet 或 Teams 的邊際成本趨近於零；等實際遇到缺口（例如紀錄治理、跨語言需求）再擴充，是務實的路徑。
資安審查與硬體要一起換：會議室設備、網路架構與軟體一體規劃時，Webex 值得連同 Cisco 環境一起評估。
會議紀錄要變成資產：如果你的痛點不在「開會」而在「會後」：紀錄散落、決議沒人追、新人補不了課，那要比的就不只是會議品質，還有會議與訊息、文件、任務之間的銜接，這是一站式平台的主場。工具組合的整體取捨，可參考協作工具對比。
依我們協助台灣企業導入的經驗，選型最常見的盲點是把視訊會議當成獨立採購：會開完了，紀錄還是散的，過一陣子就很難找回當初的決議。先想清楚會議紀錄的去向，再回頭挑工具，選項自然會收斂。
想看會議加上妙記在真實流程裡怎麼運作，可以預約 AI 會議示範，我們用你們實際的會議情境走一遍，包含紀錄怎麼自動生成、會後怎麼接任務。
常見問題
視訊會議軟體的選型疑問，多數集中在免費方案限制、紀錄權益與外部參與門檻這三類，以下逐題回答。
Q1：免費視訊會議軟體的時長限制是多少？
Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 的免費方案都有單場時長上限：Zoom 與 Webex 為 40 分鐘，Google Meet 三人以上會議與 Microsoft Teams 群組會議為 60 分鐘（查核日期 2026-08-06，以各官方頁面最新公告為準）。內部快會靠免費方案可行；正式對外簡報與教育訓練，多半需要付費方案的 24 到 30 小時單場上限。
Q2：企業挑選視訊會議軟體該先評估什麼？
企業選視訊會議軟體的第一順位是使用情境而非功能數量：先確認會議規模、開會頻率與單場時長、外部參與比例、會後紀錄需求，四題答完通常就刪掉一半選項。已在 Google 或 Microsoft 生態的團隊，先評估生態內建的 Meet 或 Teams；會議紀錄與後續流程需求重的團隊，再比較一站式平台的銜接能力。
Q3：會議錄影和文字紀錄有什麼差別？
會議錄影是影音檔，文字紀錄是可搜尋、可引用的逐字內容，會後追決議靠的是後者，因為很少有人會重聽整場錄影。Google Meet 的會議錄製存 Google Drive、列在 Business Standard 以上；Lark 則在錄製後自動生成妙記文字紀錄，其語音轉文字為專業版、旗艦版權益。評估任何工具時，都要追問「錄了存在哪、誰能搜尋」。
Q4：外部客戶不想安裝軟體，怎麼開線上會議？
外部客戶不想安裝軟體時，挑支援瀏覽器入會的工具就能解決：Google Meet 原生在瀏覽器運作，官方需求頁列明支援 Chrome、Firefox、Edge、Safari；Webex 免費方案即提供網頁版；Lark 的與會者也可透過網頁加入會議、不必安裝客戶端（匿名訪客需管理員開啟允許，且網頁版不含發起錄製等進階功能）。對外會議多的團隊，選型時建議實際用「對方視角」走一次入會流程。
Q5：視訊會議軟體需要一開始就買最高階方案嗎？
多數企業不需要一開始就採購最高階方案：先確認免費或入門方案的界線（單場時長、與會人數、錄製與轉寫權益）落在哪裡，讓實際用量決定升級時機。要特別留意紀錄類權益的門檻，例如 Google Meet 錄製在 Business Standard 以上、Lark 妙記語音轉文字在專業版以上；若會議紀錄是剛需，這條界線會比人數上限更早遇到。