公司群組裡有人丟了一句「我們來用 Notion 整理專案吧」，或者你自己看了幾支教學影片，決定給它一個機會。真正要開始的時候，第一個卡住的往往不是怎麼做筆記，而是下載這一關：官網上桌面版、網頁版、手機 App 排在一起，到底要不要裝、裝哪一個、用公司信箱還是 Google 帳號註冊，一時間還真說不準。
先把立場說在前頭：艾瑞特是 Lark 的台灣授權經銷商，介紹別家工具自然帶有偏向，所以關於 Notion 的部分，以下只寫 notion.com 官方頁面查得到、標得出查核日期的內容，體感與推測不混進來。下載前該弄懂的，其實是三件事：三個版本各能做什麼、註冊和建立工作區怎麼走、以及你和你的團隊該落在哪個版本。把這幾件事拆開來看，選擇會清楚很多。
桌面版、網頁版、手機版，差在哪
Notion 官方把產品分成桌面、網頁、行動三種形態，三者共用同一個帳號與同一份雲端資料，只要登入同一個帳號，在哪個版本改都會同步。真正要留意的，是少數幾個只在特定版本才有的功能。官方幫助中心把這三種形態並列在同一個分類底下（Notion on desktop, web, & mobile），底下再各自說明。三種形態逐一來看。
桌面版：Windows 和 macOS 都有原生版本
桌面版是 Windows 與 macOS 都有的原生應用程式，適合每天長時間使用、把 Notion 當主力工作區的人。到官方下載頁（Notion for desktop）就能取得，Mac 分成 Apple 晶片與 Intel 版本、Windows 也分不同架構，依你的機器選對應版本即可。桌面版可以用鍵盤快捷鍵 cmd/ctrl + N 直接開新頁面（Create your first page），也支援離線與線上會議的系統音訊收音，是功能最完整的一種。
網頁版：開瀏覽器就能用，代價是沒有離線
網頁版不必安裝，開瀏覽器登入 notion.com 就能用，適合借用別人電腦、公司不給裝軟體、或只是臨時查一下的情況。官方說明完整支援 Safari、Google Chrome 與 Microsoft Edge，Internet Explorer 則不支援（Use Notion in your web browser）。方便歸方便，網頁版少了一項桌面版與手機版才有的能力：離線。Notion 官方明講離線功能「不支援網頁版」（Use Notion pages offline），所以需要在沒網路的高鐵、飛機上寫東西的人，網頁版會不夠用。適合網頁版的，是穩定連網、臨時或低頻使用的場景。
手機版：能讀能改能留言，有些事仍得回電腦
手機版是 iOS 與 Android 都有的 App，用來隨手查看、回留言、補一段想法很順手。到手機瀏覽器開 notion.com，首頁按鈕會把你帶到 App Store 或 Google Play 免費下載（Notion for mobile）；官方說你可以在手機上「讀取、編輯、評論任何 Notion 內容」，還能用主畫面小工具叫出 Notion AI。要留意的是，官方頁面也載明有些事只能回桌面或網頁做，例如匯入資料、管理帳號設定；手機版比較像隨身的延伸，不是把桌面版整包縮小。適合它的定位，是碎片時間的查看與輕量編輯。
註冊與建立工作區，一次走完
註冊 Notion 不必先下載任何東西，用一組 Email 或第三方帳號就能開通，建立工作區則是註冊流程裡順帶完成的一步。
Notion 的登入與註冊方式官方列了好幾種（Log in & out of Notion）：可以用 Email 加驗證碼、或 Email 加密碼；也可以按「Continue with Google」「Continue with Apple」「Continue with Microsoft」用既有帳號快速登入；企業版的 SAML 單一登入（SSO）則限 Business 與 Enterprise 方案。用 Apple 帳號註冊時，官方會拿你 Apple ID 綁定的信箱當 Notion 帳號信箱，選了「隱藏我的電子郵件」則會用一組專屬信箱另開新帳號。
帳號開好，Notion 會請你建立一個工作區（workspace），也就是你的頁面與團隊成員所在的容器。個人自用選個人用途即可；要和同事協作就建立團隊工作區、把人邀進來。建立第一頁的動作在三個版本都一樣直覺：桌面或網頁版點左側欄上方的 📝，行動端點畫面底部的 📝，接著輸入標題、打一個 / 就能叫出所有內容區塊（Create your first page）。整套走完不用幾分鐘，這也是 Notion 上手快的原因之一。
桌面版和網頁版，到底該用哪個
桌面版和網頁版的取捨，關鍵是兩個官方載明的功能差異：離線，以及線上會議的系統音訊收音。日常打字、整理頁面，兩者體驗其實很接近。
第一個差異是離線。桌面版和手機版可以把頁面存到裝置上、沒網路也能看和改，網頁版則沒有這個功能（Use Notion pages offline）。啟用方式是打開某一頁，點右上角的 ••• 把「Available offline」打開，頁面就會下載到這台裝置；要注意下載是綁單一裝置的，在手機上標記的頁面，不會自動出現在筆電上。常出差、通勤時間長、或工作環境網路不穩的人，這一項會直接把你推向桌面版。
第二個差異是 AI 會議筆記的收音。Notion 的 AI 會議筆記在瀏覽器版「只會轉錄麥克風輸入，不會收系統音訊」，桌面 App 則能收到系統音訊、搭配耳機也能把線上會議的完整對話轉成逐字稿（AI Meeting Notes）。想用它記線上會議的內容，就得用桌面版。這項功能本身需要 Business 或 Enterprise 方案，講者標記目前僅支援英文，轉寫語言則包含中文。
把兩件事合起來看，選擇其實不難：把 Notion 當主力、常離線、要記線上會議的人，裝桌面版；只是偶爾查看、公司電腦不給裝軟體、或臨時借別人電腦用的人，網頁版就夠。常見的做法是兩者並用，主力放桌面版，需要時再開瀏覽器。
團隊要不要統一版本、又該怎麼管
團隊導入 Notion，比統一版本更該先弄清楚的，是免費方案的邊界，以及某些功能其實綁在特定付費方案上。桌面或網頁的外觀差異，反而是小事。
先看免費方案。依 Notion 官方定價頁，免費版單一檔案（圖片、影片、附件）上傳上限為每個 5MB、頁面歷史保留 7 天、可邀請的外部訪客 10 位（Notion Pricing，2026 年 8 月 13 日查核，實際內容以官方最新公告為準）。還有一點對團隊特別關鍵：區塊（block）數量對個人是無上限的，但一旦工作區有兩人以上，就會有區塊上限，達到後現有內容照樣能讀、能改、能整理，只是不能再新增新的內容區塊。免費版拿來個人試水溫很夠，多人長期共用就會慢慢頂到天花板。
接著是功能與方案的對應，這部分常被忽略。幾個關鍵能力各有方案門檻：SAML 單一登入限 Business 與 Enterprise 方案；離線的「自動下載近期與收藏頁面」要 Plus 以上方案才有，免費版只能逐頁手動標記；AI 會議筆記則需要 Business 或 Enterprise。這幾項的方案歸屬，都寫在 Notion 官方定價頁與對應說明頁裡。團隊在估算成本時，值得先把「哪些人需要哪些功能」對到方案，而不是全員一律升級或一律免費。
版本要不要統一，其實看你把 Notion 當什麼用。如果團隊只是共用文件與知識庫，不必強求統一，讓每個人用順手的版本、把協作規範講清楚更實際。但如果想把它當成能自己組流程、跑輕量專案管理的無程式碼工具，就得認真面對權限與維護成本。Notion 的世界觀是以文件與知識庫為核心的工作空間，資料庫可以做輕量的清單與專案管理，自由度很高；自由度愈高，需要的治理約定也愈多：誰能建、誰能看、離職了資料怎麼交接，這些在人數變多後都會慢慢浮上來。
安裝完先做的設定
裝好、登入之後，有幾個設定先調好，用起來會順很多，其中對中文使用者最有感的是介面語言。
第一個是把介面切成繁體中文。Notion 從 2024 年 8 月起就內建了繁體中文介面，官方語言清單裡同時有「中文（繁體）」與「中文（簡體）」，一共 22 種語言（Change your language，2026 年 8 月 13 日查核，清單會隨官方更新）。桌面與網頁版的切換路徑是側邊欄的「設定」→「偏好設定」，在「語言與時間」底下換語言；手機版則不在 App 內切換，而是依系統偏好設定裡的語言排序來顯示。要提醒的是，介面有繁中，不代表整個使用體驗都是中文：官方對中日韓（CJK）文字搜尋自述「仍在持續改進中」（Search），範本與社群資源也仍以英文為大宗。介面中文，跟全中文的使用體驗，是兩回事。
第二個，如果你常在沒網路的地方工作，先把重要頁面標記成離線可用。做法是打開頁面點 ••• 開啟「Available offline」；Plus 以上方案會自動下載近期與收藏的頁面，免費版則要自己逐頁標記。出門前花一分鐘標好，路上就不會開天窗。
第三個，如果是團隊要用，一開始就把成員邀進來、把工作區的權限講清楚，比事後補救省事。誰是管理員、哪些頁面對外、訪客怎麼加，這些在人少的時候設好，長大以後才不會亂。
如果你要的其實是中文團隊協作
如果你下載 Notion 的起心動念，其實是想幫整個台灣團隊找一套順手的中文協作工具，那在決定前，值得把「原生繁體中文、又把溝通與協作收在同一套」的平台也放進來一起看。
Notion 很擅長個人與小團隊的知識管理，編輯體驗與自由度都好，內容型團隊用它會很愉快，強項落在文件與知識庫。而當需求偏向全公司一起溝通、開會、跑流程，把訊息、視訊、日曆、雲端文件收在同一套的協作平台，會少掉很多在工具之間搬資訊的功夫。這種分散是有代價的：依 Atlassian 於 2026 年發布的《The State of Teams 2026》，在調查 12,035 位知識工作者與 173 位 Fortune 1000 高管後，87% 的知識工作者自述，在人人埋頭執行的狀態下缺乏協調工作的時間與餘裕；這種各自為政累積出的「分裂稅」，光是 Fortune 500 每年就付出約 1,610 億美元（The State of Teams 2026）。
以艾瑞特代理的 Lark 為例。下載這關，Lark 一樣有 Windows、macOS、iOS、Android 版本，還多了 Linux；網頁版也能登入，適合臨時設備、低頻使用或不方便安裝桌面端的場合；桌面端安裝與加入企業的方式見下載與安裝 Lark與加入企業的方式。新人加入企業有邀請 Email／簡訊、企業連結、企業邀請碼、企業 QR Code 幾種方式，同一個帳號可以加入多個組織、彼此切換。
語言這件事，得兩邊都誠實說。Notion 的介面與幫助中心都已有繁體中文；Lark 的介面本身也內建繁體中文，和你從哪裡採購無關（認識 Lark），但 Lark 的官方幫助中心目前以簡體中文為主，繁體中文教學與在地支援要靠台灣代理商與知識中心補位（如何使用幫助中心）。兩套工具在中文這件事上，各有已經到位的地方，也各有還在補的地方，坦白講清楚比較實在。
還有一個台灣使用者常踩的坑：在 App 商店搜到的「飛書」和 Lark，是同一套產品體系的兩個品牌，帳號與客戶端預設不互通，台灣與海外要用的是 Lark，別裝錯（飛書與 Lark 怎麼分）。至於代理商的價值，繁中介面本來就內建、算不上代理專屬；真正落地的是在地技術支援、正式發票與導入輔導這些事。各方案的權益與費用會因需求不同，這部分直接看官方的方案與定價，或與我們確認你的實際情境再評估。
想把訊息、視訊、日曆和雲端文件收進同一套，又需要在地團隊陪你把導入做完，歡迎和艾瑞特的顧問聊聊你的協作情境，我們用上百家企業的真實導入經驗，幫你把「適不適合」評估清楚。至於這種把工具收在一起的協作平台涵蓋哪些能力、和分開的工具怎麼比，也可以先看企業協作平台的完整說明。
常見問題
以下整理幾個下載 Notion 前最常被問到的問題，答案都以 notion.com 官方頁面與知識中心查得到的出處為準。
Q：Notion 一定要下載嗎？網頁版可以直接用嗎？
Notion 不一定要下載，開瀏覽器登入 notion.com 就能使用網頁版，官方完整支援 Safari、Chrome 與 Edge。不過網頁版沒有離線功能，Notion 官方明講離線不支援瀏覽器版；如果你常在沒網路的地方工作，或想把 Notion 當每天的主力工具，還是建議裝桌面版。臨時、低頻、借用別人電腦的情況，網頁版就很夠用。
Q：Notion 桌面版和網頁版有什麼差別？
Notion 桌面版和網頁版共用同一份雲端資料，差別主要在兩個官方載明的功能：離線與線上會議收音。桌面版支援離線、可以在 AI 會議筆記裡收系統音訊做逐字稿；網頁版沒有離線、AI 會議筆記只收麥克風。日常編輯兩者體驗接近，常離線或要記線上會議的人選桌面版，只是偶爾查看的人用網頁版即可。
Q：註冊 Notion 需要準備什麼？可以用 Google 或 Apple 帳號嗎？
註冊 Notion 只需要一組 Email，或直接用第三方帳號快速登入。官方支援 Email 加驗證碼、Email 加密碼，以及「Continue with Google」「Continue with Apple」「Continue with Microsoft」；企業用的 SAML 單一登入則限 Business 與 Enterprise 方案。用 Apple 帳號註冊時，Notion 會拿你 Apple ID 綁定的信箱當帳號信箱。註冊後建立一個工作區，就能開始建立第一頁。
Q：Notion 免費版有哪些限制？
Notion 免費版適合個人與試用，但有幾個邊界要先知道。依官方定價頁（2026 年 8 月 13 日查核，以官方最新公告為準），免費版單一檔案上傳上限為每個 5MB、頁面歷史保留 7 天、外部訪客上限 10 位；區塊數量對個人無上限，但工作區有兩人以上就會有區塊上限，達到後只能讀、改、整理現有內容，不能再新增。多人長期共用時，這些限制會慢慢浮現。
Q：Notion 有繁體中文嗎？中文團隊適合用嗎？
Notion 已經內建繁體中文，2024 年 8 月起官方語言清單就同時有繁體與簡體中文，幫助中心也有繁中版。要留意的是，介面中文不等於全中文的使用體驗：官方對中日韓文字搜尋自述仍在持續改進，範本與社群資源也以英文居多。中文團隊用 Notion 做知識管理沒問題；若需求偏向全公司一起溝通、開會、跑流程，也可以把原生繁中、又把溝通協作收在同一套的平台一起比較再決定。