想調三個月前跟客戶敲定規格的那串 Slack 對話，卻怎麼搜都搜不到，這是部門主管在 Slack 免費版常踩到的第一道界線。Slack 免費版的訊息只保留近 90 天可搜尋、可查看，再往前的內容就看不到；而且滿一年，這些資料會被永久刪除。要救回來，得升級付費方案，最多存取前 12 個月。
「Slack 免費版 90 天訊息會消失」這句話半對半錯。90 天到期時，資料不會立刻被刪掉，而是先被隱藏起來、免費版存取不到；真正的永久刪除，發生在滿一年之後。把這條時間線搞清楚，才知道免費版適合哪種團隊、什麼時候該做決定，以及萬一決定搬家，歷史訊息帶不帶得走。
先把立場講明：艾瑞特資訊科技是 Lark 的台灣授權代理商，談到與 Lark 的對照時，立場自然有偏向，所以 Slack 的每一項描述都以 slack.com 官方頁面為準、附上查核日期（2026 年 8 月），Lark 的限制也照實寫。
Slack 免費版的訊息會不會消失：90 天可看、滿一年刪除
Slack 免費版對訊息與檔案設了兩道時間界線：近 90 天內可搜尋查看，內容滿一年就會被永久刪除。這兩件事要分開看，否則很容易誤判。
官方繁中定價頁對免費版的描述是「訊息儲存達 90 天並可供搜尋。升級以存取前 12 個月的訊息。」，同一頁也寫「免費版 Slack 於 1 年後刪除資料。付費方案依預設永久保留資料，且可調整各項設定。」（2026 年 8 月查核）。英文的方案功能頁講得更直白，訊息與檔案紀錄欄免費版標示「90-day access」，底下星號註記寫「Messages and files on the Free plan will only be stored for one year. Any content in your workspace more than a year old will be permanently deleted」。
拆開來看：90 天是「看得到、搜得到」的視窗；滿一年才是真正把資料清掉。中間第 91 天到滿一年這段，內容其實還在，只是免費版存取不到，要升級付費方案才看得到前 12 個月。換句話說，趕在滿一年、資料被刪除之前升級，還救得回近一年的訊息；一旦拖過那條線，就真的找不回來了。
這道界線對誰有感、對誰無感，差別很大。以當下溝通為主、資訊時效短的團隊，90 天視窗其實夠用，舊訊息本來就很少回頭翻。真正會痛的是需要回溯的場景：客訴處理要調前年的對話、專案結案隔年要查當初怎麼決定、合約或人事爭議需要拿訊息舉證。這些需求一出現，90 天就顯得很短。
撞到 90 天之前，部門主管其實有三條路
面對保存界線，還沒撞牆的免費版團隊手上有三條路：付費升級、清理沉澱，或整批搬家。三條不互斥，實務上常是邊做邊評估、邊決定。
第一條是付費升級。升級到 Pro 以上，訊息就永久保存，還能一併救回近 12 個月的內容（官方定價頁「付費方案依預設永久保留資料」）。具體金額與方案，以 slack.com 官方定價頁的最新公告為準，不逐一列出單價。這條適合已經重度依賴 Slack、整合和工作流程都綁得很深的團隊，換掉的成本往往比訂閱費還高。
第二條是清理沉澱，不升級也能降低保存限制的衝擊。做法是把「聊天室當團隊記憶」的習慣改掉：重要結論、決議、規格，隨手沉澱到雲端文件或知識庫，讓訊息只負責「當下溝通」，不負責「長期記憶」。這樣就算舊訊息過了 90 天搜不到，該留的知識也不在聊天室裡跟著蒸發。把訊息當記憶本來就是團隊溝通常見的問題之一。這條路免費就能走，而且無論最後升不升級都用得上。
第三條是整批搬家，換一個訊息保存更寬鬆的平台。這條路要花的力氣不小，牽涉頻道結構重整與歷史訊息的去留，並不單純。
真正的決策關鍵，是撞到界線的頻率與代價，而不是功能清單的長短。要把「付費」和「搬家」放在同一張成本表上比較，可以參考一站式平台與多工具組合的成本拆解裡的框架，把訂閱、遷移工時與踩雷風險一起算進去。
除了保存期限，Slack 免費版還有哪些常被提到的限制
保存期限之外，Slack 免費版還有幾道能在官方方案頁查證的界線，每一道都各有適合與不適合的團隊。以下逐條攤開，優點與界線一起講。
先看即時通話。Slack 的 Huddles（官方繁中譯「微型會議」）在免費版「僅限一對一」（官方定價頁，2026 年 8 月查核）。它的長處是一對一即時語音、視訊搭配螢幕分享很順手，臨時喊一聲就能對談；適合一對一溝通、結對工作為主的小組。界線則是三人以上的臨時通話得靠付費方案，或改約正式會議。
再看整合。免費版「最多 10 個應用程式」，但同一頁也標明目錄裡「超過 2,600 種應用程式可選擇」，Salesforce、Jira、Google 雲端硬碟、ChatGPT 都在其中（官方定價頁列舉的例子）。這正是 Slack 的強項：整合生態豐富、幾乎想接的服務都找得到，特別適合工程文化強、已經習慣英文工具鏈的團隊。界線在於免費版同時只能接 10 個，串接需求一多就得取捨，或往付費方案走。
最後是自動化。官方定價頁把 Workflow Builder 列為所有方案都含的功能，免費版就能用無程式碼的方式，把通知、表單、單步簽核這類例行動作串成流程。界線在進階能力：條件分支要 Pro 以上、甚至限新版 Business+（官方方案功能頁的註記），自訂步驟與外部連接器這類跨系統自動化也得往付費方案走。所以免費版足以應付單線、單步的自動化，一旦流程要分岔判斷、或要串進外部系統，就得靠付費方案或另外外接工具。
把這幾道界線放在一起，Slack 免費版的定位就清楚了：一個以頻道（channel）為中心的團隊即時訊息平台，第三方整合生態豐富。它把資源押在頻道體驗與整合廣度上，保存期限和內建功能就相對保守，這是取捨、不是缺陷。想看它在各家協作工具裡的相對位置，2026 協作工具全面對照有逐項的比較。
想搬家？先看替代平台的免費版怎麼比訊息保存
評估 Slack 替代方案時，訊息保存期限是免費版特別值得先比的一格，因為它直接決定「舊對話還查不查得到」。
以對標的 Lark 即時訊息來說，免費的標準版把訊息保存拉到 18 個月（方案與定價，訊息保存時長 18 個月）。對照 Slack 免費版的 90 天，回溯視窗長了一年多，日常客訴回溯、專案跨季查證比較不會卡。不過要誠實講：Lark 標準版同樣有界線，超過 18 個月一樣受限，永久保存要走付費方案；而且標準版還有組織 20 人上限、視訊會議僅支援 1 對 1、妙記語音轉文字屬付費權益這些限制，不是全部功能都無限開放。它適合需要較長回溯、又想把訊息、文件、會議整合在同一個平台的台灣團隊。
另一個台灣常見的選項是 LINE WORKS，一款可與 LINE 互通的企業通訊軟體（與 LINE 同集團），對已經重度使用 LINE 的公司門檻低。它與 Lark 在資料庫、簽核等面向的取捨各有算法，逐項對照可看 LINE WORKS 與 Lark 的比較。
比來比去，換平台的重點其實不在「哪家給得最多」，而在你的回溯需求、團隊人數、要接多少整合，以及訊息要不要跟文件、會議整合在一起。每一家免費版都有界線，差別只在界線畫在哪、以及撞到之後升級要付出多少。
真要搬家，Slack 的歷史訊息匯得走嗎
決定搬家後，很容易被低估的一關是歷史訊息的匯出，Slack 免費版能帶走的內容比想像中少。
依官方〈Export your workspace data〉說明，免費與 Pro 方案的工作空間，由擁有者或管理員可以把「公開頻道的訊息與檔案連結」以 JSON 格式匯出（2026 年 8 月查核）。其中有兩個容易忽略的細節：一是匯出的是「檔案連結」而非檔案本體，實際檔案得另外抓；二是官方明講「Workspaces on the Free plan can only export links to files from the last 90 days.」，免費版連檔案連結都只回溯近 90 天。
更關鍵的是範圍。私人頻道與私訊（DM）的匯出屬於 Business+ 與 Enterprise 方案的能力，需要透過自助資料匯出工具、經最高管理者核准才拿得到；免費與 Pro 方案原則上碰不到這一塊，只能在特定情境另行申請。所以「趁還沒到期先整批匯出備份」這個直覺，在免費版只換得到公開頻道的文字，加上近 90 天的檔案連結；私訊、私人頻道、更早的檔案，帶不走。
把跨平台的聊天記錄「原封不動搬進另一個工具」本來就不容易做到，各家的資料結構不一樣。比較務實的做法是：能匯的先匯出做封存，把還在活躍的頻道結構在新平台重建，重要結論趁機沉澱進文件，然後在切換日「既往不咎」，舊訊息當封存、新的溝通從新平台開始。搬家反而是收斂頻道結構的好時機，先盤點哪些頻道是常態運作、哪些是專案臨時、哪些早該封存，不必把 Slack 的舊帳原樣複製過去。
至於 Lark 這一端能不能匯入 Slack 的歷史訊息、以什麼形式承接，要看實際資料的內容與格式而定，建議與我們確認，別先假設可以直接原樣接上。
常見問題
以下整理部門主管在評估 Slack 免費版保存限制與搬家時，最常提出的幾個問題。
Q：Slack 免費版的訊息真的會被刪除嗎？
Slack 免費版的訊息會分兩階段受限：近 90 天內可搜尋、可查看，內容滿一年後會被永久刪除。官方定價頁載明「免費版 Slack 於 1 年後刪除資料」（2026 年 8 月查核）。第 91 天到滿一年之間，訊息其實還在，只是免費版存取不到，升級付費方案才看得到前 12 個月；一旦拖過一年，資料被刪除就救不回來了。
Q：升級付費方案救得回多久的訊息？
升級 Slack 付費方案可以存取前 12 個月的訊息，前提是趕在資料滿一年被刪除之前處理。官方定價頁寫「升級以存取前 12 個月的訊息」，並說明「付費方案依預設永久保留資料」（2026 年 8 月查核）。升級之後訊息就永久保存；具體金額與方案，以 slack.com 官方定價頁的最新公告為準。
Q：Slack 免費版和 Lark 免費版，訊息保存差多少？
Slack 免費版訊息近 90 天可搜尋查看，Lark 免費的標準版則保存 18 個月，回溯視窗差了一年多。兩者都有界線，超過範圍都受限，而且兩家的永久保存都要付費方案。Lark 標準版另有組織 20 人上限、視訊僅 1 對 1 等界線，選型時要一起看，方案數字可在方案與定價核對。
Q：Slack 免費版可以整批匯出歷史訊息搬到別的平台嗎？
Slack 免費版只能由工作空間擁有者或管理員，把公開頻道的訊息與檔案連結以 JSON 格式匯出，且檔案連結僅回溯近 90 天。私人頻道與私訊的匯出屬於 Business+ 與 Enterprise 方案的能力。跨平台原封搬遷聊天記錄本來就困難，較務實的做法是把能匯的匯出做封存，再到新平台重建頻道結構、沉澱重要結論。
Q：三人以上要開會，Slack 免費版行嗎？
Slack 免費版的 Huddles（微型會議）僅限一對一，三人以上的即時通話需要付費方案，或另外約正式會議。官方定價頁的 Huddles 欄，免費版標示「僅限一對一」（2026 年 8 月查核）。一對一溝通為主的團隊夠用；一旦多人臨時通話變成常態，就是評估升級或替代方案的訊號。
先盤點回溯需求，再決定升級或搬家
要不要為了保存限制而升級或搬家，答案藏在自己的回溯需求裡，不在別人的功能表上。盤點起來並不費工：數一數過去半年真正需要回查 90 天前訊息的次數、確認重要決議是不是還躺在聊天室沒沉澱、看看團隊有沒有三人以上臨時通話的常態需求，答案通常就浮出來了。
如果想找人陪你把這些用量看一遍、順便估算升級與搬家各自的成本，找我們聊聊。艾瑞特資訊科技是 Lark 台灣授權代理商，最常幫企業做的第一件事就是用量盤點：先確認現在的工具還撐不撐得住，再談要不要換，順序不會反過來。真的要導入時，透過代理商採購的差別在於在地技術支援、正式發票與導入輔導都包含在服務裡。