萬人狂歡現場，數位化工具助力活動管理
草莓音樂節是中國獨立唱片公司摩登天空於 2009 年創立的戶外音樂節品牌。除了本土音樂人，也常邀請來自台灣、香港及海外的藝人參與。2013 年北京草莓音樂節三天就吸引了超過 10 萬人次樂迷，成為最具代表性的音樂盛事之一。
隨著規模逐年擴大，如何在龐大人流、複雜流程與多方協作中做到高效管理，成為音樂節主辦方必須解決的挑戰。
「Lark 讓我們擺脫過去笨重的協作模式，數據高效管理提升了團隊效率，也幫我更快發掘並觸達新客戶。」
—— 摩登天空 項目總監
管理挑戰：人員龐雜、資訊分散
挑戰一：志願者與現場工作人員
一場活動會有超過 150 名志願者與工作人員分布在檢票口、舞台、醫療站、後台、媒體區。因為只用微信群排班，臨時有人請假時，資訊根本傳不開，導致有的檢票口人滿為患，有的舞台卻人手不足。
解法：透過 Lark 多維表格分配任務
導入 Lark 多維表格 後，我們建立了完整的人員資料庫，分工、班表、職責清清楚楚，臨時變動時直接在表格裡調整，所有人都能即時同步。這樣即便臨場換人，也能在 5 分鐘內完成交接。
挑戰二：贊助廠商管理
一場音樂節往往有十幾個贊助品牌，有飲料、有啤酒、有運動鞋，甚至還有金融服務。以前摩登天空是靠人用腦子管理，結果有一次 A 品牌臨時要求換展示位置，但場務團隊沒有收到通知，搭建出來的區域是錯的，最後只能緊急返工，不僅影響體驗還讓品牌方不滿。
解法：建立贊助商資料庫
現在用 Lark 表格 + 文件，摩登天空建立了「贊助商需求看板」，每個品牌的物料清單、攤位配置、曝光要求都一目了然，相關部門都能即時查看。臨時調整時，也能透過任務提醒通知到場務和供應商，避免了因訊息斷層造成的損失。
挑戰三：知識沉澱不足
辦音樂節最大的痛點之一就是 「經驗都在人的腦子裡」。比如舞台燈光因為下雨導致短路，只能依靠老同事的臨場反應解決。但隔年換了新同事接手，完全不知道有這樣的應急經驗，還差點重蹈覆轍。
解法：建立活動知識庫
摩登天空用 Lark 知識庫 把每一場音樂節的「優缺點、突發狀況、最佳解法」都沉澱下來。新人上手時，直接翻看往年的案例，能少踩很多坑。現在遇到下雨、停電這類突發狀況，團隊反應快了一倍。
挑戰四：數據分析缺口
以前只能大概統計來了多少人，卻很難知道不同季節、不同場地的觀眾結構。有一次，主辦方安排了一個高端運動品牌贊助二線城市場次，但觀眾以學生為主，轉化效果很差，品牌方覺得效益太低，終止合作。
解法：人員與數據分析
現在透過 Lark 表單 + 數據分析，摩登天空會收集觀眾的年齡、來源城市、偏好音樂類型，然後沉澱成數據報表。這樣一來，我們能告訴贊助商：
- 北京場 30% 是白領、對潮牌接受度高
- 成都場 60% 是大學生、最愛搖滾與 Indie
有了這些洞察，品牌能精準投放，合作關係也更穩固。
